Alternative à la visioconférence, qui utilise nécessairement la vidéo et emprunte des liaisons RNIS ou IP au sens large, la webconférence commence à faire des émules. Elle consiste à organiser des réunions virtuelles (présentations, partage d’applications, etc.) à travers le web s’il s’agit d’un service hébergé, ou au sein d’un intranet dans le cas d’un système installé dans l’entreprise. La solution de l’éditeur français T3W adopte les deux configurations. Nous avons testé sa version hébergée qui, par défaut, aiguille logiquement les flux vers le port 80 des coupe-feu pour atteindre les utilisateurs : ce filtrage, comme pour la plupart des services FAH, engendre un temps de latence handicapant lorsqu’on partage des applications. T3W suggère néanmoins aux entreprises exigeantes de consacrer plusieurs ports de leurs coupe-feu à la webconférence et chiffre alors leurs connexions par SSL 128 bits (sur demande).
Préparer bien à l’avance ou opter pour le “live”
L’administration de T3W s’effectue depuis un site sécurisé par mot de passe, qui s’ouvre sur un agenda répertoriant les réunions existantes. Pour en tenir une nouvelle, l’administrateur doit inscrire ses participants, avec leur adresse e-mail et en leur affectant un mot de passe. Ces données peuvent être importées ou exportées (format CSV). Les participants recevront ainsi automatiquement par e-mail une invitation avec un lien vers le site et l’heure de la réunion, leur identifiant et leur mot de passe, ainsi qu’un numéro de téléphone si la réunion est couplée à une conférence téléphonique (assurée par Kaptech). En revanche, si la réunion est supprimée, les participants ne sont pas avertis automatiquement. Les animateurs, signalés par leur photo placée sur l’interface de la réunion dès qu’ils en prennent le contrôle, préparent leur conférence depuis le site en y stockant des vidéos (formats AVI ou ASF), des présentations PowerPoint, des images (JPEG, GIF, PNG), des animations Flash ou des pages HTML (dépourvues de scripts ou de cadres). Ils peuvent aussi créer des QCM et des sondages à soumettre aux participants. Pour la version standard de T3W, aucun paramètre ne permet cependant de personnaliser graphiquement ces questionnaires. Autre bémol, les animateurs n’ont plus accès aux fonctions de préparation dix à quinze minutes avant la réunion, qui est alors déjà accessible aux participants. Il faut dès lors ouvrir les éventuels documents supplémentaires pendant la conférence.
Une fenêtre unique
T3W se distingue par une interface agréable et bien pensée, dont chaque participant choisit la langue. Pendant la réunion, toutes les fonctions sont accessibles depuis une fenêtre unique, découpée en espaces thématiques : affichage à l’écran des documents stockés ou à ouvrir en direct, ouverture d’une application à partir du poste de l’animateur (à partager ou non en cliquant sur le nom d’un participant), navigation ou co-navigation sur le web, icônes d’outils (affichage du tableau blanc, outils graphiques sommaires, tableau transparent, transfert de fichiers…), zone de chat avec possibilité d’envoyer un avertissement aux membres perturbateurs, bouton de déclenchement du micro en cas de voix sur IP et/ou d’une webcam… Une zone est aussi dédiée à un sondage “minute” pour vérifier la compréhension des participants.Il est possible de déclencher des réunions immédiates grâce à une icône automatiquement installée dans la barre Windows des utilisateurs. À l’image d’une messagerie instantanée, ce petit module contient la liste des inscrits et précise s’ils sont connectés. Il suffit de cocher leur nom pour lancer une réunion.
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