Outre la messagerie électronique, le serveur Microsoft Exchange Server et le client Outlook dans son mode de fonctionnement “société/groupe de travail” offrent de nombreux outils de productivité personnelle et de groupe aux entreprises. La fonction “Calendrier” montre la disponibilité d’une personne. En revanche, superposer les plannings de plusieurs collaborateurs de façon à avoir une vue d’ensemble de leurs occupations se révèle impossible.Disponible sur le site MSDN de Microsoft, Outlook Team Calendar (OTC) répond à ce besoin. Il exploite plusieurs fonctions d’Outlook 2000, à savoir la page d’accueil qui remplace le contenu d’un dossier par une page web, ainsi que le contrôle Outlook View Control. Ce dernier utilise les fonctions d’Outlook dans une autre application ou dans une page web par exemple. Après la mise en place d’OTC, nous allons le personnaliser pour une utilisation en entreprise.L’application OTC s’installe en tant que page d’accueil d’un dossier public ou privé. Le bouton “Team members” sert à sélectionner les personnes dont les calendriers seront superposés en bas de page. Pour visualiser les plannings superposés de plusieurs équipes, il suffit de créer plusieurs dossiers. En outre, si vous souhaitez traduire les éléments de l’interface en français, vous devez modifier le fichier source HTML. Profitez-en également pour changer certains comportements de l’application tels que figer la liste des membres d’une équipe de travail dans une zone commune. Par défaut, la liste de ces membres (personnes ou ressources [salles de réunion…]) est en effet inscrite dans le registre de la machine de chaque utilisateur, ce qui n’est pas adapté à l’entreprise.Vous devez impérativement disposer d’Outlook 2000 ou XP, installé en mode “société/groupe de travail” sur les stations bureautiques. D’autre part, il convient de mettre en place une infrastructure Exchange Server 5.5 ou 2000, puisqu’elle donne accès à l’agenda d’un autre utilisateur. Enfin, il est impératif de créer puis de partager un répertoire sur un serveur de fichiers du réseau. Ce répertoire contiendra l’application et divers fichiers de données.
1. Téléchargez OTC
L’application OTC est disponible à l’adresse microsoft.com/technet, sous la forme d’un fichier compressé contenant la page HTML et quelques instructions d’utilisation. Une fois le téléchargement terminé et après extraction des différents fichiers, enregistrez celui nommé” teamcal.htm” dans un répertoire partagé du réseau.
2. Créez les dossiers publics
Chaque dossier public renferme les agendas superposés d’une équipe. Recourez aux fonctions habituelles d’Outlook (menus déroulants et contextuels…) pour créer les différents dossiers, qui doivent être de type rendez-vous. Constituez également un sous-dossier de type courrier dans chaque dossier “Team Calendar“. Baptisé “Parametres“, celui-ci contiendra la liste des membres de l’équipe dont le planning est affiché dans le dossier. Définissez les droits d’accès de façon à ce que le fichier “teamcal.htm” ne puisse pas être modifié. Cette protection servira contre les virus et les personnes malintentionnées.
3. Définissez la page d’accueil de chaque dossier
Ouvrez la boîte de dialogue des propriétés de chaque dossier “Team Calendar“, puis cliquez sur l’onglet “Page d’accueil” et sur le bouton “Parcourir” afin de sélectionner le fichier “teamcal.htm” dans son répertoire partagé. Cochez ensuite la case “Afficher par défaut la page d’accueil de ce dossier“. En cliquant sur “OK“, l’affichage du contenu du dossier est remplacé par l’application Team Calendar.
4. Modifiez l’application
Afin d’adapter Team Calendar à un usage en entreprise, modifiez les fonctions qui sauvegardent et récupèrent les noms des membres de l’équipe. Les fonctions fournies en standard dans l’application stockent et lisent les informations dans le registre de la machine de l’utilisateur ; celles que vous mettrez en place sauvegardent les noms des membres de l’équipe dans le sous-dossier “Parametres“.
5. Changez la fonction “GenerateTeamMember Array”
Recherchez cette fonction dans “teamcal.htm“. Celle-ci fait appel à la procédure “getpref” pour récupérer la liste des membres de l’équipe. Remplacez l’appel à la fonction “getpref” par un appel à la fonction “getuser“, qui retournera également une chaîne de caractères. La procédure “getuser” ouvre une publication située dans le sous-dossier “Parametres” du dossier “Team Calendar“. Le corps de cette publication (propriété Body) contient les noms et adresses X.500 des différents membres de l’équipe. Plusieurs objets, propriétés et méthodes du modèle objet Outlook sont utilisés dans cette fonction.
6. Rectifiez la procédure “ChangeTeamMembers“
Recherchez la “Sub ChangeTeamMembers” dans le code, puis remplacez l’appel à la fonction “setpref” par un appel à la fonction “setuser“, laquelle prend les mêmes paramètres. Cette procédure enregistre les noms et adresses X.500 des membres de la liste dans la publication du sous-dossier “Parametres“.
7. Pour aller plus loin
Le contrôle Outlook View Control prend en compte presque toutes les fonctions de messagerie Outlook dans des pages web : envoi et réception de messages, gestion des contacts et du calendrier, participation à des chats… Cet outil est adapté à un portail d’entreprise doté de fonctions de messagerie. Le modèle objet Outlook utilisé pour accéder au sous-dossier “Parametres” de chaque dossier fait l’objet d’une description dans le kit de développement de Microsoft Office 2000 ou XP.
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