1. Le champ de recherche
Vous pouvez saisir là un mot-clé vous permettant de retrouver un fichier dans votre liste.
2. Créer un élément
C’est là qu’il faut cliquer pour ouvrir un document vierge (Document, Présentation, Feuille de Calcul, etc.) ou accéder à la liste des modèles.
3. Documents
C’est le filtre pour n’afficher que les documents (Document, Présentation, Feuille de calcul, Formulaire, mais aussi les PDF). Pour n’afficher par exemple que les PDF, cliquez sur Fichiers PDF.
4. Images et vidéos
Pour afficher les photos et les vidéos que vous conservez, cliquez sur Images et vidéos. Votre bibliothèque de fichiers vidéo et photos apparaît.
5. Autres options
C’est depuis cette fenêtre que vous pouvez choisir quels fichiers afficher dans la liste. Ainsi, vous pouvez ne voir que ceux qui sont publics, ceux qui sont accessibles à d’autres utilisateurs disposant d’un lien, ceux qui sont privés et enfin ceux que vous ne partagez pas. Vous pouvez aussi sélectionner uniquement ceux qui vous appartiennent, ou ceux que d’autres ont mis en partage avec vous. Et pour finir, il est possible de ne voir que les fichiers qui figurent dans des dossiers (Collections) ou ceux qui ne sont pas classés.
6. Importer
Plusieurs solutions pour importer des documents vous sont proposées. Soit les importer un par un (sélectionnez alors Fichiers…), soit importer tout un dossier (sélectionnez Dossier…), soit importer plusieurs fichiers issus de dossiers différents (cliquez sur Standard…). Une nouvelle fenêtre s’affiche. De là, on peut glisser-déposer ses dossiers, ou les sélectionner un par un en cliquant sur Sélectionner les fichiers à importer. Pour que le fichier s’intègre dans un dossier, cliquez sur Collection de destination, en bas de la page. Pour définir le niveau de confidentialité du fichier, cliquez sur Privé et choisissez entre Public, Tous les utilisateurs disposant du lien et Privé. A ce stade, il vous est également possible de déterminer le format dans lequel vous souhaitez importer les fichiers. Si dans Importer/Paramètres, vous cochez Convertir les fichiers importés au format Google Document, cela vous permettra de les éditer directement dans Google Docs. Si vous cochez Convertir le texte des fichiers image ou PDF importés, cela signifie que, grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR), vos fichiers Jpeg, PNG, Gif ou PDF comportant du texte seront éditables ! C’est aussi là que s’affichent la capacité de stockage (1 Go) et l’espace que vous occupez. Le premier gigaoctet est gratuit ; au-delà, vous devrez payer 0,25 $ le gigaoctet supplémentaire.
7. Mes collections
C’est le nom qui est donné aux dossiers. Pour créer des collections, cliquez sur Créer un élément, puis sélectionnez Collection. A la place de Nouvelle collection, saisissez un nom de dossier, par exemple Travail ou Photos. Pour créer un sous-dossier, cliquez sur le dossier de votre choix, faites un clic droit et placez la souris sur Créer un élément, puis sélectionnez Collection.
8. La liste des documents
Comme pour les courriers dans Gmail, tous les documents stockés apparaissent ici sous la forme d’une liste donnant une impression de vrac. Cliquez sur Tous les éléments pour les avoir tous sous les yeux. Ils sont en fait classés par défaut de façon chronologique, les plus récemment modifiés en haut. Mais il est possible de les afficher par titre, priorité ou par dernière ouverture. Vous pouvez également ranger les fichiers dans des dossiers. Pour afficher plus d’infos sur les fichiers, cliquez sur Affichage et sélectionnez détails. Deviennent alors visibles l’auteur du fichier, l’heure de la dernière modification et le nom de la personne qui a effectué cette modification. Un petit pictogramme signale s’il s’agit d’un document, d’une feuille de calcul, d’une photo, d’une vidéo, etc.
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