Dans une réunion de travail, les participants échangent des informations verbales, se communiquent des documents écrits et travaillent en commun sur certains d’entre eux. La webconférence (webconferencing) permet de faire la même chose, à la différence près que chacun reste à son bureau, devant son PC et à son téléphone. C’est un service proposé par la société américaine Webex avec son offre Meeting Center, que commercialise d’ailleurs France Télécom sous le nom de Viaconférencing.
Des déplacements limités aux cas importants
Dans une webconférence, les participants se connectent à l’heure dite à une adresse internet qui leur a été communiquée par messagerie. Ils sont “accueillis” par l’organisateur de la réunion virtuelle et peuvent visualiser la liste des participants. Partage de documents, d’applications, prise en main à distance et diffusion de clips vidéo constituent quelques-uns de leurs outils de travail. Les échanges vocaux peuvent s’effectuer soit par téléphone, soit via le téléphone logiciel sur PC.L’utilisation de la webconférence a transformé les méthodes de travail de Philippe Franck, chef de produits chez Staff & Line, éditeur de logiciels d’inventaire et de gestion de parc. “Auparavant, il fallait aller visiter chaque client pour lui faire une démonstration, explique-t-il. Les commerciaux se déplaçaient dans toute la France, voire à l’étranger. Certes, nous n’avons pas abandonné ces déplacements ni le contact direct avec les utilisateurs, mais nous les limitons aux cas importants. Le reste du temps, nous utilisons le service de Webex.”De fait, l’activité de Staff & Line se prête particulièrement bien à ce service : la présentation des fonctions d’un logiciel, la formation ainsi que le support technique se font naturellement sur PC. “Il est possible de prendre la main sur l’ordinateur du client et de lui montrer ainsi les man?”uvres à effectuer, souligne Philippe Frank. Parallèlement, les explications sont fournies par téléphone.” Staff & Line n’utilise pas toutes les ressources du système, comme la diffusion de vidéos ou le partage d’applications bureautiques, ou encore l’envoi de documents réalisés sur Powerpoint. “Le grand avantage de la webconférence est que la distance ne compte plus ; nous pouvons joindre nos clients n’importe où. En outre, le service n’a besoin que d’un navigateur standard. Les extensions sont chargées automatiquement.” Quant au prix, il est calculé en fonction du nombre d’utilisateurs simultanés. “Abonné depuis un an et demi, nous payons 100 euros par mois et par utilisateur”, conclut Philippe Franck.
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