Les alternatives à Lotus Notes existent. Le français Silverpeas propose en effet, depuis quelques années, Silverpeas KM, un outil de travail de groupe pour intranet. Après l’agenda partagé, l’accès vers les messageries d’entreprise ou le mécanisme de workflow, Silverpeas s’enrichit de fonctions de gestion des connaissances. Celles-ci passent d’abord par une taxinomie des documents de l’entreprise, établie par l’administrateur selon un plan préétabli. Modifiable, elle conditionne dès lors le classement des documents afin de les retrouver plus facilement. Les fichiers, structurés ou non, sont classés dans le référentiel de Silverpeas KM, une base de données Oracle ou SQL Server. Second élément, un thesaurus, sorte de superdictionnaire des synonymes, établit des relations entre les différents thèmes du plan et facilite les recherches. Silverpeas a aussi modifié son logiciel afin que les documents issus des modules applicatifs puissent correspondre aux rubriques du plan de classement.
Un workflow plus performant
La gestion des connaissances est complétée par un composant chargé de gérer des questions-réponses. Celui-ci examinera les demandes et cherchera les réponses dans la base documentaire ou transmettra automatiquement la question à la personne experte du domaine. Celle-ci sera identifiée par le module Expert locator qui recense les interlocuteurs qualifiés d’après des fiches descriptives stockées dans le référentiel. Silverpeas KM peut, en outre, être connecté à des annuaires LDAP. Il bénéficie d’autres améliorations telles qu’un module de discussion en temps réel et une liste de diffusion pour organiser la publication de lettres d’informations. Le mécanisme de workflow fait peau neuve et dispose de nouvelles options permettant une utilisation plus affinée (workflow simple, linéaire, à retour arrière ou parallèle, c’est-à-dire comportant des étapes multiples).
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