Microsoft se ferait-il discret ? Contrairement au lancement en fanfare d’Exchange 2000, la sortie d’une version préliminaire de SharePoint Portal Server (nom de code Tahoe) s’est faite sans tambour ni trompette. Avec ce logiciel, l’éditeur étoffe sa gamme avec un outil de gestion de la connaissance. Si ce dernier possède les fonctions de base d’un logiciel de gestion documentaire, il para”t loin d’atteindre la richesse fonctionnelle de ses concurrents (comme la K-Station de Lotus). Selon Jean-Paul Gomes, chef de produit SharePoint Portal Server (SPPS) chez Microsoft France, “il satisfait les besoins de 80 % des utilisateurs “. La Release Candidate 1 de SPPS, qui précède la version finale prévue pour le printemps prochain, est téléchargeable sur le site de Microsoft.
Des fonctions de GED et de travail collaboratif
Depuis les déclarations d’intention initiales de l’éditeur, les choses semblent avoir évolué. En effet, SPPS, d’abord présenté comme une extension d’Exchange, constitue désormais un logiciel distinct. Il remplit trois grandes fonctions : gestion et publication de documents, indexation et recherche d’informations et enfin travail collaboratif, le tout sur un intranet. Il utilise pour cela une base de données, le Web Storage System (qui équipe aussi Exchange 2000), capable d’héberger les documents dans leur format natif (Office, WordPerfect, courriels, HTML, PDF, etc. ).
SPPS dispose d’un mécanisme d’indexation capable de référencer les contenus existants dans l’entreprise, qu’ils soient stockés dans un serveur de fichiers, une messagerie Exchange, un site web ou même une base Domino. Ce dispositif demande cependant, aux dires de Jean-Paul Gomes, “de créer au préalable des catégories et des sous-catégories de documents”, autrement dit, de créer les catégories d’indexation. Le travail collaboratif repose pour sa part sur l’emploi du protocole WebDav (Web Distributed Authoring and Versioning) créé par le W3C. Il permet, grâce à XML, de décrire de manière normalisée les caractéristiques d’un document (auteur, date de création, titre, etc. ) et de garder trace des modifications subies. Un document publié dans le Web Storage System et disponible en ligne peut, après son téléchargement sur un poste de travail, être exploité par ses applications d’origine et republié sur l’intranet. SPPS garde ainsi la trace des modifications en archivant les versions successives. Un workflow permet aussi de définir un circuit de validation des documents de travail. Aucun logiciel client dédié au travail collaboratif n’est nécessaire. En effet, l’appel et l’enregistrement d’un fichier sont réalisés par l’intermédiaire des menus des applications d’Office 2000, qui sont capables de récupérer et de générer des en-têtes de fichiers en XML. SPPS dispose, outre son moteur de recherche, d’un mécanisme d’abonnement permettant aux utilisateurs d’être prévenus par courriel de toutes les modifications apportées à un ou plusieurs documents. Un tableau de bord dynamique, SharePoint Portal Server, est livré avec IIS, le serveur HTTP de Microsoft. Lors de son installation, l’application crée automatiquement son propre site web avec une page portail, en mettant en ?”uvre la technologie Dashboard. Celle-ci permet à l’administrateur d’agencer et d’insérer, sur la page d’accueil du site, des composants XML réutilisables, encore appelés Web parts. Ils constituent des raccourcis vers le moteur de recherche, les mécanismes de publication ou de suivi de versions de SPPS. Ils peuvent aussi abriter des raccourcis vers une bo”te aux lettres Outlook ou vers des URL de journaux en ligne. Un mode de présentation qui n’est pas sans rappeler celui de la K-Station, le module d’agrégation de contenu HTML de Raven, la suite de gestion de la connaissance de Lotus. Le mode de tarification de SPPS devrait s’orienter, selon Maziar Zolghasdr, chef de produit Exchange chez Microsoft, vers un modèle de coût au serveur et de licences d’accès. Son prix ne sera connu qu’au printemps prochain.
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