Senior & Cie est déjà un vétéran en matière de reconnaissance optique de caractères (OCR). Dès 1995, la filiale de 3 Suisses International s’était orientée vers cette technologie émergente pour simplifier l’enregistrement de 1,64 million de commandes par an. Attirée par les bénéfices potentiels importants que peut générer l’OCR, cette société avait alors consacré 1,4 million de francs (213,4 millions d’euros) à une solution en environnement Unix, développée par SWT (scanner compris). “Nous avons mis un an pour dépasser la vitesse de saisie manuelle qui était de 100 commandes par heure !”, se souvient Alain Bonneville, directeur logistique de Senior & Cie.
Établir des règles de gestion
Le vépéciste opte, en septembre 1999, pour le dernier logiciel de SWT, ICR Suite Pro, sur plate-forme NT. En trois semaines, le système était installé et configuré : “Il faut d’abord faire des modélisations des bons de commande à traiter grâce à l’éditeur de modèles d’ICR. On délimite des zones graphiques sur l’image d’un bon numérisé pour définir les champs qui seront analysés, détaille Alain Bonneville. Des règles de gestion doivent aussi être mises en place, telles que des contrôles de combinaisons de champs. Par exemple, le système vérifie que le montant total correspond bien à la somme des prix des articles.”Composé d’un moteur de reconnaissance de documents dactylographiés et manuscrits, d’un éditeur de modèle et d’un outil de workflow, le système est installé sur un serveur NT, relié à un AS/400. Celui-ci contient toutes les données relatives aux clients, à la gestion des commandes ou à la facturation. Par souci de sécurité, Senior & Cie tient à ce que cette base stratégique reste indépendante d’ICR Suite Pro. “Un système d’OCR ne doit servir qu’à remplacer l’?”il et la frappe d’un opérateur”, assure le directeur logistique. En effet, l’AS/400 garde le contrôle des opérations. Il envoie régulièrement les données sources (noms des articles, codes des promotions en cours, etc. ) sur le serveur ICR, et récupère des lots de commandes numérisées tous les quarts d’heure. Pour ce faire, l’AS/400 se connecte sur le répertoire du serveur pour rapatrier les fichiers puis, après vérification, les renvoie en renommant leur extension : ainsi, chaque fichier n’est récupéré qu’une seule fois, évitant le problème des doublons.Cinq micro-ordinateurs sont réservés au système d’OCR. Un premier est utilisé pour modéliser les bons de commande ; une vingtaine de modèles différents sont réalisés tous les mois. “Chaque opération ne prend qu’une demi-heure. L’éditeur de modèles est assez performant.” Les bons de commande reçus par courrier sont chargés dans un scanner Fujitsu, un modèle recto verso, puis traités par le logiciel ICR Suite Pro. 25 % des bons passent cette étape avec succès du premier coup. Les erreurs générées par une écriture illisible, des textes rédigés au stylo bille vert, etc. , sont corrigées manuellement sur trois PC. En rapatriant les données, l’AS/400 effectue les ultimes vérifications. En janvier dernier, Senior & Cie a atteint une vitesse de traitement de 240 commandes à l’heure en OCR, soit 70 % du volume total de commandes, les 30 % restants sont accompagnés des pièces jointes ou raturées.
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