Les dirigeants sont de plus en plus sensibles aux performances du service achats, car chaque franc économisé dans ce département contribue directement au résultat d’exploitation ‘, résume Jean Potage, le directeur achats de Thomson CSF. L’achat en ligne (e-procurement), qui permet d’automatiser la prise de commande et d’en transférer l’administration sur le prescripteur, est un bon moyen pour les grands groupes de réduire encore leurs coûts. Ils ont souvent déjà centralisé leurs achats stratégiques au niveau groupe, et les gisements d’économies aujourd’hui résident dans les processus utilisés.Mais attention ! ‘ L’e-procurement n’est pas un outil miracle, prévient Thierry Vannier, consultant chez Arthur Andersen. Quand certains annoncent de 25 à 30 % d’économies réalisées sur les achats, c’est bien souvent sur les achats de fonctionnement (où rien n’a encore été fait pour réduire les coûts, NDLR). Mais une bonne partie de ces gains résulte, en fait, d’une meilleure organisation des services achats, accompagnée de la mise en place des bonnes pratiques. ‘ Les économies réalisées seraient, en fait, plutôt de l’ordre de 5 à 10 %.
Des gains sur la comptabilité fournisseurs
Principal intérêt de l’outil : supprimer les tâches administratives de l’acheteur, qui occupent encore l’essentiel de son temps. ‘ Mon objectif est l’achat direct par le prescripteur, sans formulaire papier, pour les produits qui figurent sur les catalogues de notre intranet ‘, précise Jean Potage. L’acheteur n’interviendra que pour des acquisitions hors catalogue.Et, pour gagner en efficacité, il pourra se rendre sur des places de marché virtuelles (voir tableau) afin, par exemple, de lancer une enchère. Une fois déchargé, l’acheteur pourra se concentrer sur les tâches à plus haute valeur ajoutée. Il se focalisera, par exemple, sur la négociation de nouveaux contrats cadres ou sur la renégociation, avec ses fournisseurs, de produits stratégiques. Plus, il pourra faire du benchmarking, voire remettre en cause les besoins de l’entreprise eux-mêmes.
Au-delà de la seule dématérialisation de la commande, les partisans de l’achat en ligne attendent également l’abandon des paiements et factures papier. En effet, des gains importants peuvent encore être réalisés sur la comptabilité fournisseurs, la facturation et le paiement.L’e-procurement, via des portails d’échanges virtuels, permet d’externaliser une partie de cette activité et de générer des économies supplémentaires : chez Thomson CSF, on estime le coût total de composition d’une facture papier à 700 francs, contre environ 7 francs sur des sites spécialisés…
Si l’intérêt du système semble évident, son adoption suscite un certain nombre de questions : e-procurement ou place de marché ? En interne ou en externe ? Quel modèle économique ? Avec quels partenaires ?… L’offre des fournisseurs de progiciels se consolide, et des projets prennent corps. Hormis quelques grands groupes très avancés sur le sujet, les utilisateurs se bâtissent une expérience sur des sites d’appel d’offres ou sur prototypes.
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