Déjà utilisateur de Sales-force, Rexel n’est pas novice en matière de Saas. Son DSI, Olivier Baldassari, considère que les économies réalisées avec cette architecture justifient son utilisation pour les applications non-critiques qui ne concernent pas le cœur de métier de l’entreprise. Un sentiment d’ailleurs partagé dans l’ensemble du groupe : “ L’adhésion au projet des décideurs et des services informatiques a été immédiate ”, se souvient-il. En remplacement des systèmes de messagerie internes existants, Rexel a choisi la suite en ligne BPOS (Business Productivity Online Suite) de Microsoft. L’idée de déployer d’abord un pays plutôt qu’un autre se fait plus par opportunité (fin du contrat d’un prestataire par exemple) qu’en raison de la configuration technique. Fortuitement, le premier pays à migrer utilisait Exchange.
Les besoins : gérer des systèmes hétérogènes
“ Les Etats-Unis étaient très demandeurs, ils seront donc les premiers à migrer ”, raconte Olivier Baldassari. Leur déploiement servira d’ailleurs d’exemple à la trentaine d’autres pays du groupe, et concerne déjà 10 000 utilisateurs, soit environ un tiers des employés du groupe. “ De 2004 à 2008, le chiffre d’affaires de Rexel a doublé à l’échelon mondial ”, explique Olivier Baldassari. La croissance de l’entreprise s’étant faite par acquisition, l’hétérogénéité des solutions à gérer est importante : pas moins de 42 systèmes de messagerie différents, essentiellement Microsoft, mais aussi IBM et open source. Même lorsque les solutions sont hébergées, la multiplication des petites factures provoque un surcoût non-négligeable pour l’entreprise.La plupart des grandes filiales de Rexel avaient déjà externalisé leur solution, mais sur des serveurs dédiés, avec des coûts de service, de licence et d’administration conséquents. Par sa simplicité et son prix, le mode Saas est apparu comme une solution de consolidation et de rationalisation viable de la messagerie du groupe. Dans un contexte d’acquisition, la flexibilité contractuelle des solutions de Saas permet d’ajouter des utilisateurs, ou d’en retirer facilement, sans grand effort pour l’entreprise.
Le choix : le prix et la migration dans la balance
Cinq acteurs – Google, Microsoft et trois hébergeurs – ont été présélectionnés pour l’appel d’offres. Les deux éditeurs se sont rapidement détachés du lot grâce, en grande partie, au prix de leur solution. L’offre BPOS de Microsoft a été finalement retenue au détriment des Google Apps de Google, et ce pour trois raisons principales. D’abord, la migration paraissait plus évidente car 75 % des postes de Rexel sont basés sur Exchange. Ensuite, Olivier Baldassari avoue que “ le risque perçu est plus faible avec Microsoft qu’avec Google, pour lequel il n’y a pas de retours d’expériences importants. De surcroît, pour le DSI, Microsoft a manifesté un engagement fort sur le dossier, ce qui nous a donné confiance. ” Le fait que l’espace de stockage par utilisateur fourni en standard par Google soit supérieur à celui de Microsoft n’a visiblement pas influencé la décision.Une fois la solution retenue, il a fallu remettre à plat certaines parties du SI, dont les annuaires, et vérifier que l’infrastructure était suffisante pour le passage au Saas. “ Aux Etats-Unis, nous avons eu besoin de multiplier par deux la capacité de connexion à internet. L’infrastructure n’a pas changé mais le coût de la connexion a augmenté ”, précise Olivier Baldassari. En plus de la messagerie, si Rexel avait choisi d’utiliser Sharepoint ou OCS en ligne, voire les deux, le redimensionnement aurait été plus important.
La mise en œuvre : des ajustements limités
Deux principaux types de migration seront à gérer. Le plus simple, qui s’applique au cas américain, correspond à un passage d’Exchange vers BPOS avec, dans cette configuration, des outils fournis par Microsoft. Le deuxième, qui concerne le cas de la migration d’IBM Lotus Notes à BPOS, pourra se révéler plus complexe. Sa difficulté dépendra en fait de la volonté de garder ou non l’historique de la messagerie. “ Cette décision dépendra généralement de la taille des filiales. Certaines, parmi les plus petites, choisiront de ne pas migrer l’historique ”, expose Olivier Baldassari.Certaines incompatibilités avec les systèmes existants ont d’ores et déjà été détectées lors des tests. Les premières versions du service en ligne de Microsoft n’étaient, par exemple, pas compatibles avec le client Outlook 2003. BPOSa, depuis, évolué pour que ce soit le cas. Certains ajustements mineurs ont dû être réalisés en interne. Les applications utilisant des relais SMTP doivent, par exemple, désormais utiliser les adresses IP des serveurs BPOS de Microsoft.
Les gains : changement indolore pour les utilisateurs
Les utilisateurs d’Outlook verront peu la différence avec la configuration précédente. Ils continueront à faire appel au client Outlook installé sur leur poste ou à son équivalent en ligne, Outlook Web Access, employé jusqu’ici. L’objectif est de ne pas perturber les habitudes d’utilisation.“ Le déploiement d’un Exchange global en interne aurait été beaucoup plus long, estime Olivier Baldassari. Là, nous prévoyons d’avoir réalisé 80 % du déploiement en vingt-quatre mois. ” Si des problèmes de sécurité apparaissent, le DSI n’exclut pas d’adapter l’architecture en mélangeant de l’Exchange dédié hébergé en interne et du BPOS standard (c’est-à-dire mutualisé), la solution retenue pour l’instant. Plus que les autres outils de la suite BPOS, c’est maintenant la prochaine version en ligne d’Office qui intéresse Olivier Baldassari.
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