Les utilisateurs de la suite Microsoft Office se souviennent sans doute avec nostalgie du Classeur qui permettait de réunir en un seul fichier des documents créés avec Word, Excel et PowerPoint. Cet outil, très apprécié de celles et ceux qui ont eu besoin un jour d’imprimer un projet comprenant des textes, des feuilles de calcul et des éléments de présentation, a hélas disparu du logiciel depuis la version 2003. Pour aboutir à un résultat identique, il faut désormais emprunter des chemins détournés. La méthode que nous allons développer dans cette fiche présente l’avantage de fonctionner avec tous les programmes – à la condition qu’ils disposent d’une fonction d’impression – et pas seulement avec les composants de la suite Office. Elle repose sur la mise en œuvre d’une imprimante virtuelle qui convertit les documents dans un format universel, le PDF. Il reste ensuite à les assembler afin d’obtenir un seul fichier, lequel pourra être envoyé à vos correspondants, imprimé ou encore publié sur Internet. Il existe bien sûr différents outils de ce genre. Nous avons, pour notre part, retenu PDF Creator, un utilitaire gratuit et en français, capable de fusionner plusieurs documents.
Préparer PDF Creator
Une imprimante virtuelle n’est rien d’autre qu’un module de conversion qui reçoit les données que vos logiciels pensent transmettre à un périphérique. En lieu et place d’une sortie papier, vous obtenez un fichier, dans notre cas au format PDF. Une fois installé, PDF Creator apparaît dans la liste des imprimantes disponibles, dans le Panneau de configuration, mais aussi depuis les fenêtres d’impression des programmes, sous l’intitulé PDFCreator. Lors de l’installation, vous pouvez opter pour un nom plus évocateur (“ Imprimer dans un fichier PDF ”, par exemple). Pour le reste, sélectionnez le mode Installation Standard et suivez les indications de l’Assistant.
Le convertir premier document
Ouvrez l’un des documents que vous souhaitez inclure dans le fichier final. Dans notre cas, il s’agit du descriptif d’un projet rédigé et mis en page sous Word. Sélectionner la commande Imprimer dans le menu Fichier. Déroulez la liste des imprimantes et choisissez l’intitulé correspondant à PDF Creator. Pour exclure certaines pages, celles où figurent des notes personnelles par exemple, rendez-vous dans la zone Etendue de pages. Cliquez sur le bouton placé devant l’intitulé Pages puis indiquez les séquences à imprimer dans le champ de saisie situé à droite. Pour exclure les pages 8 et 10, nous saisissons ainsi “ 1-7;9;11-14 ”. Cliquez sur OK pour lancer “ l’impression ”.
Ajouter des éléments
PDF Creator s’ouvre alors. Cliquez sur le bouton Mettre en file d’attente. Agissez de la même manière avec tous les éléments appelés à figurer dans le fichier final – les documents seront automatiquement ajoutés à la file d’attente qui s’affiche dans une fenêtre intitulée Moniteur d’impression PDF. À ce point de l’opération, vous pouvez encore modifier l’ordre des pages en déplaçant les éléments de la liste à l’aide des flèches situées dans la barre d’icônes.
Fusionner les documents
Une fois que tous les éléments apparaissent correctement ordonnés dans le moniteur d’impression, sélectionnez l’ensemble des fichiers ([Ctrl]+[A]), déroulez le menu Document et cliquez sur la commande Fusionner. La liste ne comprend plus désormais qu’un seul fichier qui regroupe les pages issues des différents logiciels. Vous pouvez maintenant lancer “ l’impression ” (menu Document/Imprimer) : indiquez un dossier de destination (le Bureau de Windows, par exemple), modifiez le nom du fichier et cliquez sur Enregistrer. Une fois la conversion opérée, le document s’ouvre dans votre lecteur PDF habituel. Il ne vous reste plus qu’à l’imprimer vraiment, sur du papier cette fois, ou à l’envoyer par mail.
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