Dimanche 26 mars 2000, jour de l’élection présidentielle en Russie. Pour couvrir l’événement, Radio France Internationale (RFI) dispose d’une rédaction permanente sur place, mais a également dépêché d’autres journalistes spécialement pour l’occasion. L’exercice est classique pour les équipes rédactionnelles. Il n’empêche : le suivi administratif et l’estimation du coût financier de ces déplacements comportent de nombreux paramètres : moyens de transport utilisés, heure et date de franchissement des frontières pour le contrôle du taux de change, mode d’hébergement, etc. “Nous évaluons le montant des frais de mission et nous le créditons sur le compte des journalistes avant leur départ “, explique Tuncer Akyurek, responsable du département informatique de RFI. Une vingtaine de missions sont transmises quotidiennement au service Missions de RFI, qui en gère chaque année près de 2 000.
Automatiser le processus de demande et de suivi
À l’occasion du chantier de l’an 2000, le système de gestion comptable et financière a été remplacé par un PGI. “Nous en avons profité pour modifier l’application spécifique de gestion des frais de mission, tournant sur AS/400. Nous souhaitions décentraliser la saisie des frais qui incombait au service Missions, et automatiser le processus de demande et de suivi “, reprend Tuncer Akyurek. Après étude des offres du marché, RFI décide de développer une application web sur mesure avec la SSII Decade. L’application a été conçue en cinq mois. Elle s’appuie sur un serveur HTTP Internet Information Server, des ASP (Active Server Pages), des VBScripts et du HTML. Côté client, on trouve du JavaScript. “Le système devait être opérationnel au mois d’octobre 1999. Nous n’avons pris qu’un mois de retard, ce qui reste un très bon résultat “, se félicite Tuncer Akyurek. Au fur et à mesure du développement, les validations ont été faites par les utilisateurs, par l’intermédiaire du site Internet de Decade.
Vers un changement des mentalités
Désormais, chaque service transmet ses demandes de mission par l’intranet de RFI. Débarrassé de la tâche de saisie, le service Missions se consacre au calcul des frais selon différents axes, spécifiques à l’organisation administrative de RFI. Quant au suivi des missions, s’il est fonctionnellement au point, il n’est pas encore mis en place. “De nombreuses personnes préfèrent avoir un dossier sur leur bureau plutôt qu’un message d’alerte sur l’intranet… Mais les choses changent petit à petit, explique Tuncer Akyurek. Nous souhaitons à présent automatiser l’ensemble du processus et allons ouvrir un extranet pour les commandes aux fournisseurs.” Sous l’impulsion de Decade, RFI a accepté de commercialiser l’application. Les termes commerciaux du contrat ne sont pas encore définis.
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