Face à une exigence accrue de réactivité et de flexibilité, les solutions de gestion des processus métiers, ou Business Process Management (BPM), devraient connaître une popularité croissante. “Auparavant, les entreprises cherchaient à optimiser séparément chaque activité intervenant dans la chaîne de création de la valeur”, explique François Tabourot, directeur général de MEGA International. “La direction des achats s’organisait le mieux possible, illustre Dominique Boisson, associé chez Unilog Management, ce qui n’était pas sans créer des baronnies au sein de l’entreprise. “” Désormais, la pression des clients est beaucoup plus forte. Les entreprises doivent adapter leur organisation afin de mettre en place une direction par processus, afin d’être efficace”, avance François Tabourot.La façon de créer de la valeur change, et les partenariats se multiplient pour offrir des services mieux ciblés. Le secteur automobile tente de passer de la vente de voitures à la vente d’usage d’une automobile, qui comprend le financement, l’entretien et l’assurance. Face à une organisation divisée par fonctions (vente, marketing, production, etc.), l’intégration de processus transversaux devient essentielle pour mieux répondre aux attentes des clients.
Vers une gestion transversale des processus
Le système d’information doit également s’adapter et donner aux directions générales le moyen de gérer ce type de processus. Dès lors, une structuration par îlots applicatifs indépendants ne convient plus. Il faut mettre en place une gestion transversale qui cadencera les interventions humaines, les traitements des progiciels fonctionnels et des applications internes, ainsi que les échanges automatisés avec des partenaires commerciaux.Pour cela, de nombreux éditeurs ont proposé un nouveau type d’outil, appelé gestionnaire de processus métiers, héritier direct des moteurs de workflow. “Notre offre est un prolongement de l’EAI et du workflow”, confirme Henri Villiers, p.-d.g. d’Akazi Technologies, dont la solution FlowMind prend place sur une couche EAI classique. Ces outils donnent, par exemple, l’état d’avancement d’une commande en évitant à l’utilisateur de se plonger dans le contenu des messages des applications informatiques ou dans le courrier électronique des différents services de l’entreprise. “Nous réconcilions une facture avec son paiement”, expose Henri Villiers, marquant ainsi la limite avec une solution traditionnelle. Pour cela, les processus doivent être modélisés afin que leur description soit prise en compte par un outil informatique.On trouve à cet usage des éditeurs graphiques, censés être utilisables par des non-informaticiens. Les processus sont ensuite enregistrés dans un référentiel et cadencés par le gestionnaire ad hoc. Une console de supervision facilite l’optimisation, souvent complétée par des outils d’analyse du comportement des processus qui permettent aux experts de supprimer les goulets d’étranglement. Ces mêmes outils calculent des indicateurs de performances vis-à-vis des différents processus et des divers interlocuteurs.Actuellement, de nombreux éditeurs occupent ce marché. Tous les grands de l’infrastructure sont présents : BEA Systems, HP, IBM ou Microsoft. On trouve également les spécialistes de l’EAI tels que SeeBeyond, Tibco Software, Vitria ou webMethods, et de petits éditeurs comme Akazi, FuegoTech ou Intalio. Malgré l’abondance de l’offre, les outils de BPM restent peu employés. En effet, ils sont destinés aux directions informatiques. “La modélisation des processus d’échange n’est pas réalisable dès le départ par des experts métiers, car il faut connaître XML et le langage de modélisation. En revanche, ceux-ci peuvent la modifier, une fois qu’ils ont été formés à l’outil. Le seul obstacle est le prix très élevé”, souligne Jean-François Mourron, chef de projet chez Valtech.Pour la définition des processus métiers, chaque éditeur pousse son standard. Microsoft s’appuie sur Xlang ; IBM, sur WSFL (Web services flow language) ; l’UN-CEFACT pousse ebXML ; et le consortium BPMI mise sur BPML. Le Xlang, de Microsoft, n’orchestre que les services Web. “Xlang définit plutôt l’interface des processus que les processus eux-mêmes”, estime Alain Albrecht, consultant chez Akazi. “Le principe de WSFL d’IBM est similaire, mais il est plus complet”, poursuit-il.Ces diverses approches sont toutefois appelées à converger. Ces langages entendent décrire le comportement et les interfaces des processus, tout en restant indépendants de leur mise en ?”uvre. Des processus peuvent mettre très longtemps à s’exécuter, enclencher des transactions courtes ou longues, générer d’autres processus en parallèle dans plusieurs entreprises. Il faut également gérer les erreurs et les exceptions.Par ailleurs, l’installation d’un outil de gestion des processus se heurte aux enjeux de pouvoir dans l’entreprise. “La mise en place peut révéler un problème d’organisation si l’entreprise n’a pas, au préalable, repensé son organisation pour gérer des processus transversaux”, affirme François Tabourot.
Faire évoluer l’organisation de l’entreprise indépendamment de la description du métier
“Mais le problème aurait existé de toute façon. Les outils de BPM ne servent qu’à augmenter la productivité, une fois la nouvelle organisation mise en place par la direction générale, comme l’ont fait les applications de gestion de production des années 80 vis-à-vis de l’organisation en flux tendu”, poursuit-il.Cependant, certains outils de BPM issus du monde de la gestion électronique de documents imposeraient des contraintes en termes d’organisation : “Ce type d’outil peut être inadapté. C’est pourquoi nous avons créé ProcessInMind afin de faire évoluer indépendamment la description du métier, l’organisation de l’entreprise et le système d’information”, assure Raymond Sclison, consultant chez CosmosBay. “Il faut pouvoir s’adapter et non pas imposer les contraintes d’un outil de BPM sur étagère. De plus, il faut prendre en compte très rapidement les applications existantes”, conclut-il.
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