Loin des yeux, loin de… l’esprit d’entreprise. Quand la société Quincadres envoie l’un de ses trente managers seniors en mission dans une entreprise, c’est bien souvent pour une durée de six à sept mois. Un laps de temps durant lequel le lien avec le salarié peut se déliter. C’est dans le but de pallier cette distance que Marc Bernardin, son PDG, a opté pour le bureau virtuel proposé par Contactoffice. Accessible directement sur le net, il offre les principales fonctionnalités d’un intranet sans en impliquer le coût, prohibitif pour une PME. Avec un abonnement mensuel de 30,50 euros (200 francs) pour l’administration auquel s’ajoutent 7,60 euros par utilisateur, ” l’investissement n’influence pas la facturation des interventions, qui oscille entre 760 et 1220 euros par jour “, souligne Marc Bernardin. Autre avantage, la rapidité de l’installation : ” Quelques jours suffisent.” Pas de divulgation d’infos stratégiques Quincadres privilégie essentiellement l’usage de la messagerie qui lui permet de communiquer à ses salariés la vie de l’entreprise, par exemple l’annonce d’un nouvel embauché. Mais aussi le partage de documents. ” Si le manager n’a jamais conduit de plans sociaux, un expert en interne lui expédiera un document de formation “, illustre Marc Bernardin. Le PDG concède qu’il veille cependant à ne pas diffuser d’informations stratégiques par ce biais : ” Si Contactoffice met la clé sous la porte, on jette les données avec l’eau du bain. ” Sans compter sur des indélicatesses éventuelles. Mais pour Olivier Duyckaerts, co-associé d’une société informatique, ” notre comptable peut faire la même chose “. Basé à Bruxelles, il utilise cet outil pour entrer en relation avec ses deux autres associés, l’un intervenant à Madrid, l’autre à Luxembourg. Outre les fonctions d’agenda, ce système leur permet également d’enregistrer leurs factures respectives que ” le comptable va directement chercher sur le site “. Un frein culturel énorme Mais ” l’outil est plus sophistiqué qu’il n’y paraît “, remarque Jean-Christophe Vick, conseiller en systèmes d’information. Ce travailleur indépendant l’utilise à des fins professionnelles, mais le met aussi en place dans des entrepri- ses, notamment pour le compte de l’Aiac (association collectrice du 1% logement). Il en ressort de cette expérience menée auprès d’une centaine d’utilisateurs, que l’entreprise doit mener en amont une réflexion sur le type d’informations à partager, les destinataires (global ou par service), etc. En somme, la problématique s’apparente à la mise en place d’un système de knowledge management (gestion de la connaissance). À ceci près que la technologie n’offre pas les mêmes garanties de sécurité. À titre d’exemple, un salarié peut modifier directement sur le site ses coordonnées, mais s’il omet de cliquer sur l’icône ” dossier partagé “, son nom disparaît de la liste. ” Nous en avons perdu dix comme cela. ” Pour Jean-Christophe Vick, qui intervient en province, ce système est intéressant à partir du moment où il permet une connexion permanente en ADSL. En revanche, il n’est pas conçu pour des néophytes de la messagerie électronique. Aussi a-t-il dû élaborer un mode d’emploi. ” Le frein culturel à l’usage d’un tel outil est énorme “, regrette-t-il.
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