Une nouveauté appréciable de Google Documents est la possibilité de créer un formulaire, de l’envoyer par courriel à une liste de destinataires, puis d’en collecter les réponses dans une feuille de calcul. Il ne vous faut, pour cela, qu’un compte Google (sa création est gratuite). Toutes les données étant “ en ligne ”, vous pourrez créer votre formulaire, l’expédier, et consulter les résultats de n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Pratique ! Attention toutefois : les questionnaires ainsi créés restent assez sommaires et les possibilités de personnalisation et de contrôle des réponses sont limitées.
01. Créez le formulaire
Ouvrez votre navigateur sur la page d’accueil de Google, cliquez sur Plus puis sur Documents et identifiez-vous sur votre compte Gmail. Cliquez alors sur Créer, Feuille de calcul (parfois appelée Speadsheet). Déroulez alors le menu Formulaire, Créer un formulaire.
02. Ajoutez les champs
Commencez par saisir quelques lignes afin de préciser à vos destinataires le but du formulaire. Puis tapez l’intitulé de la première question dans le champ Exemple 1 de question. Précisez en dessous le type de réponse attendue. Dans l’exemple ci-contre, nous avons opté pour Choix multiples, ce qui ouvre, en dessous, un champ dans lequel vous pouvez saisir une par une les réponses autorisées. Quand vous avez saisi tous les choix, cliquez sur Terminé, puis sur Ajouter un élément. Faites de même pour insérer les autres questions.
03. Choisissez le bon type de champ
Pour chaque question, vous devez choisir le type de réponse adaptée. Les types Choix multiple ou Sélectionner dans une liste conviennent quand l’utilisateur ne doit choisir qu’une seule réponse. En revanche, le type Cases à cocher permet, comme dans n’importe quelle boîte de dialogue de Windows, de cocher plusieurs options mutuellement indépendantes. Enfin, les types Texte ou Texte de paragraphes conviennent pour les réponses libres. N’abusez pas de ces dernières : les réponses à des questions ouvertes sont plus difficiles à interpréter, dans une base de données, que les réponses “ fermées ”.
04. Choisissez un thème de couleur
Pour faire apparaître votre formulaire sur un fond coloré, cliquez sur le bouton Thème : Plain et choisissez un thème de couleur dans la galerie affichée, enfin cliquez sur Appliquer. La couleur n’est pas visible immédiatement : elle ne le sera que sur le formulaire définitif.
05. Envoyez le formulaire
Quand vous avez rédigé toutes vos questions, cliquez sur Envoyer ce formulaire par e-mail. Saisissez les adresses des destinataires (ou sélectionnez-les dans votre carnet d’adresses). Enfin, cliquez sur Envoyer.
06. Répondez aux questions
Chacun de vos destinataires reçoit alors un mail, dans lequel il peut directement cocher ses réponses. Il peut aussi cliquer sur le lien qui figure dans le mail pour le compléter dans une interface Web. Il le remplit et clique sur Envoyer. Bien entendu, vos destinataires n’ont pas besoin de posséder un compte Gmail.
07. Collectez les réponses
Sur la page qui affiche votre formulaire, cliquez sur Consulter les réponses (vous pouvez aussi ouvrir, dans votre navigateur, la page contenant votre feuille de calcul). Chacune des réponses reçues figure dans une ligne de votre feuille de calcul. Vous pouvez exploiter les fonctions du tableur pour extraire des statistiques sur les réponses. Vous utiliserez, pour cela, le menu Insertion, Formules, Autres.
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