Composer un e-mail est une opération simple. Mais il y a quelques règles à respecter. Tout d’abord, remplissez toujours, dans votre courrier, le champ Sujet. C’est l’élément que verra votre destinataire immédiatement après votre nom. Un Sujet de type Informations diverses n’incite pas à la lecture, alors que Demande de modification sur le projet X donne déjà une information au destinataire. Evitez les messages trop longs : par sa spontanéité et le langage utilisé, l’e-mail se rapproche beaucoup de la conversation téléphonique. Les logiciels proposent d’écrire les messages au format HTML (généralement par défaut). Ne désactivez pas cette fonction : elle vous permet de personnaliser vos courriers en changeant les attributs de la police, en modifiant le fond de la page ou encore en insérant une image.
Joindre un fichier son, image, vidéo…
Si vous comptez joindre des fichiers à vos messages, vous avez deux manières de procéder : les intégrer à votre courrier, ou les transmettre en tant que pièces jointes. La première solution offre l’avantage d’une lisibilité immédiate pour votre destinataire. De plus, ce dernier n’a pas besoin de disposer du logiciel que vous avez utilisé. Avec la seconde procédure, vous prenez un risque : si, par exemple, votre lettre de demande d’emploi est accompagnée d’un CV sous forme de pièce jointe, il est possible que votre destinataire ne possède pas le programme nécessaire pour le lire. En revanche, si vous comptez expédier des fichiers multimédias, vous devez utiliser la commande Pièce jointe.
Faites des économies grâce au mode hors connexion
Rédigez vos e-mails
Pour expédier ou recevoir des messages, vous devez, bien sûr, être connecté à Internet. Mais cela n’est pas indispensable pendant que vous les écrivez ! Si vous utilisez le logiciel de messagerie Outlook Express, de Microsoft, sélectionnez les menus Outils/Options et cliquez sur l’onglet Connexion. Dans celui-ci, cochez la case [raccrocher après l’envoi et la réception]. Par ailleurs, vous pouvez passer en mode hors connexion à l’aide de la commande Fichier/Travailler hors connexion. Avec Messenger, de Netscape, sélectionnez la commande Hors ligne, puis Travailler hors ligne, du menu Fichier. Autre solution : rédigez votre texte dans un traitement de texte (Word, WordPerfect ou Bloc-Notes), puis faites un copier-coller dans la fenêtre d’édition du message.
Différez l’expédition
Lorsque vous composez un message hors ligne, il est enregistré dans le dossier Boîte d’envoi. Ce n’est que lorsque vous vous connectez à votre fournisseur de courrier électronique qu’il est expédié à votre correspondant. Cette connexion peut ainsi être de très courte durée. De la même façon, si vous rédigez plusieurs messages, profitez du mode hors connexion pour différer leur expédition et les envoyer tous en même temps. Une autre possibilité consiste à utiliser le Planificateur de tâches de Windows 98. Accessible par la commande Démarrer/ Programmes/Accessoires/Outils système, il vous permet d’envoyer l’ensemble de vos messages à une heure précise que vous aurez préalablement fixée.
Gérez votre carnet d’adresses
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