À peine nés, les portails documentaires changent radicalement la manière dont l’information circule dans l’entreprise. Carrefour de l’information, ils sont également au carrefour de nombreuses technologies. Pour Jean-Claude Vert, responsable Internet et intranet du laboratoire pharmaceutique Diagast, le portail Net.Portal de Mediapps “constitue un outil de veille concurrentielle efficace”. Sa solution repose sur des bases Lotus Domino et regroupe documents de travail et fichiers servant à la veille. Ainsi, les fichiers Office, PDF et les documents numérisés provenant de salons et stockés auparavant dans des répertoires Windows partagés en réseaux sont disponibles depuis un simple navigateur.
D’importants développements sont nécessaires
Tout aussi enthousiaste, Laurent Moresco, directeur e-business de Cegos, une entreprise de formation, poursuit : “Nous attendons un retour sur investissement important de notre offre web que nous n’aurions pu mettre en place sans Documentum 4i”. Ici, ce logiciel de GED sert de base à un vaste projet d’e-commerce où le catalogue des formations est adapté dynamiquement par le serveur d’applications Java BEA WebLogic aux besoins des clients sur le web. Il est intégré à Clarify 8, le progiciel de GRC de Cegos. Toutefois, quelle que soit leur taille, tous ces projets ont deux dénominateurs communs : la complexité de mise en ?”uvre et le recours à d’importants développements. C’est pourquoi l’étude des besoins revêt une importance capitale pour le choix de la solution. Ainsi, Fabrice Trouvé, chef de projet à la direction des systèmes d’information du Club Méditerranée, a préféré recourir à une solution éprouvée fondée sur Lotus Domino. “Nous avons choisi Domino pour aller vite même si le développement est quasiment obligatoire avec cet outil ! Il nous fallait une interface agréable et nous devions adapter le serveur à nos besoins.” Le Club Méditerranée a eu aussi recours à un prestataire afin de créer une passerelle pour récupérer périodiquement les données de l’annuaire Exchange. “Notre portail a avantageusement remplacé nos échanges sur Outlook. Il nous permet de publier l’information accessible dans tous les villages du club dans le monde”. Jean-Claude Vert de Diagast (équipé de la version Domino de Net.Portal) se déclare satisfait de “l’accès illimité aux sources externes”. Il regrette cependant l’interfaçage délicat entre Net.Portal et la base de données interne pour laquelle quelques manipulations ont été nécessaires.Concernant la définition des groupes d’utilisateurs, la création de droits n’est pas évidente, comme le souligne Jean-Claude Vert. “ Nous avons eu du mal à définir les degrés d’autorisation. Nous avons créé un accès standard et proposé des niveaux intermédiaires pour certaines personnes “. La complexité des pro- jets accroît encore les difficultés. Ainsi, la médiathèque de l’institut Pasteur de Paris, qui cherchait à mieux diffuser l’information auprès de ses chercheurs, a choisi la solution K2 de Verity. Ce portail documentaire rassemble des sources d’informations nombreuses, des bases internes et externes ainsi que des sites web de la communauté scientifique internationale. La médiathèque, souhaitant ouvrir l’accès à des bases externes payantes, a dû ajouter à K2 un progiciel développé par la SSI Qwad permettant l’interrogation dynamique de ces bases qui possèdent leur propre langage de requête.Autre difficulté : l’accès depuis le portail au système informatique de la médiathèque. Celui-ci, basé sur le système intégré de gestion des bibliothèques (SIGB) Ex-Libris de la société Cadic et accompagné du moteur de recherche Fulcrum (concurrent de Verity), a généré des inconvénients. “Il a fallu que les sociétés Qwam System et Cadic réalisent des développements, rappelle Emmanuelle Jannès-Ober, chef de projet de la médiathèque. De même, le paramétrage de l’interface utilisateur du portail K2 nécessite beaucoup de travail pour notre administrateur qui doit maîtriser, entre autres, JavaScript”. Si l’administration repose en priorité sur les services informatiques de l’institut, le paramétrage du moteur de recherche Verity incombe en grande partie aux documentalistes. “L’administration d’un tel outil est un travail continu, comme la prospection de nouvelles sources d’information ou l’organisation de celles-ci par groupes utilisateurs”, poursuit Emmanuelle Jannès-Ober.Chez Cegos, les besoins d’intégration sont d’un autre ordre. Laurent Moresco, insiste sur l’utilisation des standards : “Nous nous dirigeons vers une architecture J2EE, mais l’interfaçage de Clarify 8, qui n’est pas Java, avec Documentum 4i oblige à utiliser un connecteur spécifique. De même, le lien entre la GRC et le serveur d’applications Web-Logic exige le recours à Jolt et à Tuxedo, les middleware de BEA”.
Des coûts importants
La notion de coût est primordiale. Jean-Claude Vert estime le coût de son projet à près de 38 000 euros, Laurent Moresco évoque 2,3 millions d’euros, les autres restent plus discrets… Les frais de développement externes pèsent sur l’addition. De même, il est aussi difficile d’assurer un transfert de compétence dans l’entreprise. “C’est pourquoi nous avons choisi de ne pas passer par des intégrateurs, même si notre solution demande beaucoup d’interfaçage”, souligne Emmanuelle Jannès-Ober.
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