La bascule de 80 % d’un parc d’applications de gestion vers SAP mérite en général quelques efforts d’accompagnement ! Chez Béghin-Say, qui a vécu une telle migration, faciliter la conduite de ce changement a été la première vocation du portail destiné aux salariés du groupe. Début avril 2001, le numéro deux mondial des sucres installait, en effet, le progiciel de gestion intégré SAP sur un large périmètre ?” du contrôle de gestion à la logistique, en passant par les fonctions commerciales, les achats ou le suivi de l’entretien. Pour fédérer l’ensemble de ces modules, l’entreprise a choisi d’ajouter une brique supplémentaire ?” mySAP Enterprise Portals. Celle-ci devenait alors le socle d’un ambitieux intranet destiné aux employés.
Un environnement de travail propre à chaque employé
Au total, treize établissements et six cents utilisateurs étaient concernés par ce chantier, et c’est un véritable projet de gestion de ressources humaines qui dût être lancé. “Simultanément à la refonte du système d’information, nous avons engagé une réforme profonde de notre service client. Cela a entraîné une redéfinition du rôle de chacun et, donc, posé une problématique de formation”, explique Patrick Duquesne, directeur des systèmes d’information et de l’organisation du groupe. Des fonctions se sont déplacées dans l’entreprise, et de nouvelles sont apparues : trente rôles ont été définis, avec leur profil spécifique, pour accéder depuis le portail aux applications de gestion sous SAP et aux données de l’application de maintenance industrielle, restée propriétaire. “Les fondations de l’intranet ont ainsi été bâties de façon ciblée. Nous commençons maintenant la phase de personnalisation, car chaque employé dans l’entreprise a sa conception du portail et pourra bientôt créer son propre environnement de travail grâce à une boîte à outils. S’il change de poste ou de fonction, il retrouvera son environnement tel qu’il l’aura défini”, précise Patrick Duquesne.
” La difficulté d’un tel projet est organisationnelle “
Au portail applicatif s’ajoute une partie décisionnelle, réservée, dans un premier temps, à une cinquantaine de dirigeants de l’entreprise. Le système leur envoie automatiquement les informations financières ou commerciales nécessaires à leur travail. Dans les prochains mois se grefferont sur ce point d’accès unique d’autres services, tels qu’un annuaire ou la possibilité de réserver une salle, un voyage ou un véhicule. De plus, le portail recensera les sites internes et donnera accès à l’ensemble des bases documentaires du groupe. Ce sera aussi un outil de veille sur internet.“Il n’y a pas de big bang possible lorsqu’on installe un tel portail. On ne peut faire abstraction d’une réflexion globale sur les flux d’information utiles à chaque salarié. La difficulté de ce projet est d’ordre organisationnel. Au départ, nous avions sous-estimé l’importance de l’implication de la direction des ressources humaines”, reconnaît Patrick Duquesne. D’ailleurs, la gestion des compétences au travers de l’intranet est aussi l’un des sujets de réflexion parmi les autres évolutions possibles de cet intranet employés.
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