” Les portails d’entreprise sont désormais considérés comme une brique essentielle de la démarche intranet. Cette dernière s’est imposée sans calculs approfondis de retour sur investissement : supprimer le papier, remplacer les coûteux logiciels client-serveur par un navigateur, banaliser les interfaces, accroître l’information du personnel, collecter et fournir des résultats en temps réel sont des motivations tellement évidentes qu’elles ne souffrent pas la discussion, d’autant que personne, en réalité, n’a jamais su les chiffrer. Ajouter aujourd’hui une couche technologique sophistiquée et coûteuse, celle du portail, devient une tout autre affaire.La plupart des entreprises qui se lancent désormais dans une refonte de leur système d’information se tournent vers des fournisseurs de portail, pour faire face à la montée des besoins d’administration qu’elles sentent venir avec le développement des contenus et des applications intranet. Ces fournisseurs vont alors leur vanter les mérites de leurs produits, la qualité de leurs processus de publication et de gestion de contenus, et leur souplesse d’utilisation, sans se préoccuper de ce que le client va mettre derrière. Puis des intégrateurs vont venir doubler ou tripler le coût de la solution, tandis qu’un renforcement du réseau interne va très rapidement s’imposer pour écouler les flux de trafic. Il s’agit là d’une méthode, suivie par nombre d’entreprises, qui revient à construire la maison en commençant par le toit.
Éviter à l’entreprise un effort brutal
Que cherche-t-on au fond, une fois admises les généralités que nous venons de citer, lorsqu’on pense portail d’entreprise ? À fournir un accès simple, avec mot de passe et identifiant unique, à toutes les applications de consultation et de mises à jour, existantes et à venir, dans lesquelles on devrait pouvoir naviguer à la façon internet, avec des liens vivants et des outils banalisés.Pour ce faire, il faut, d’abord, identifier à coup sûr les utilisateurs, ce qui requiert un annuaire à jour en permanence, accompagné d’un référentiel pour les habilitations. Il est, ensuite, nécessaire de leur permettre ou de leur interdire l’accès aux applications qui les concernent grâce à la présence d’un logiciel de contrôle. Il convient, enfin, de leur fournir des outils de travail (workflows), de publication (news, forums et e-mails) et de catégorisation-recherche (moteur). Le tout connecté aux différentes applications internes qui se seront “webisées”, c’est-à-dire mises progressivement aux standards internet.Si une entreprise choisit de commencer par les outils de base (annuaire et logiciel d’authentification), elle se dote des fonctionnalités principales d’un portail, pour un coût infiniment moindre. Et les autres outils constituant un portail se trouvent pour la plupart dans le domaine de l’Open Source. Pour personnaliser l’interface utilisateur, il suffit, ensuite, à l’entreprise de mettre en place quelques pages dynamiques en PHP sur un intranet, qui vont présenter les applications sous une forme conviviale et efficace. L’approche, progressive, aura ainsi consisté à jeter, d’abord, les fondations de l’infrastructure de communication de l’entreprise, à lui laisser le temps de canaliser le développement des contenus et de renforcer son réseau, et, d’une façon plus générale, de gérer sa conduite du changement.En procédant ainsi, cette entreprise s’évitera un effort brutal – et risqué – de mise à niveau de son référentiel interne, démarche préalable qui s’impose de toute façon, ne serait-ce que pour éviter des coûts élevés de temps perdu par l’intégrateur à attendre ces éléments.Certes, si l’entreprise a de gros besoins transactionnels, notamment parce qu’elle fournit en grande partie des services à l’extérieur, l’analyse peut être différente et mener à la mise en place d’un portail puissant interfacé avec l’outil de production. Mais cela ne la dispensera pas d’une réflexion préalable sur les briques de base de l’infrastructure interne de communication et sur son administration.
Une offre sans cesse en évolution
Dans la plupart des autres cas, il ne faut pas se précipiter : l’offre de portails n’a pas fini d’évoluer. Tous les grands éditeurs, n’arrêtant pas de se marcher sur les pieds – autant sur ceux de leurs concurrents que sur les leurs -, créent et reconfigurent en permanence des solutions de portail en y intégrant des fonctions très différentes et à l’évolution asynchrone. On ne parle d’ailleurs plus, aujourd’hui, de portails verticaux ou horizontaux, car personne ne s’y retrouve vraiment. Comme pour la hi-fi, le temps est venu de se tourner vers des solutions à base d’éléments modulaires et normalisés qui permettent de tirer le meilleur de chacun d’eux. Et de ne pas ajouter des coûts de sortie élevés à des coûts d’entrée non négligeables.La plupart des web d’entreprise, qui se sont basés d’emblée sur un serveur d’applications surdimensionné, sans se préoccuper en premier lieu des outils de base et des référentiels, se réduisent bien souvent à un outil de communication, où l’on trouve principalement des messages du management et quelques offres d’emploi obsolètes. Un intranet doit être une infrastructure avant d’être un outil de communication. Ou encore un web de services, sur lequel les différents acteurs gèrent leurs applications en toute sécurité et au moindre coût, trouvant ainsi tous les matins sur leur navigateur l’ensemble des sujets qui les concernent directement pour leur travail. “* directeur des systèmes d’information d’Hachette Filipacchi Médias
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