Les intranets dédiés et les applications en libre service commencent à changer la physionomie de la gestion des ressources humaines. Finies les demandes de congés coincées dans un parapheur : le salarié remplit un formulaire en ligne, que son responsable valide d’un clic. Cette application, parmi d’autres, décharge la direction des ressources humaines (DRH) de tâches administratives fastidieuses et lui laisse plus de temps pour se consacrer au recrutement et à la gestion des compétences. “Le tournant s’est opéré en 1998 pour les grands comptes et il y a deux ans pour les sociétés dont l’effectif avoisine les deux mille personnes”, estime Florence Desprets, directrice marketing chez l’éditeur CCMX. Au-delà de la conjoncture ?” passage aux 35 heures et à l’euro ?”, deux facteurs expliquent la généralisation des intranets de ressources humaines. “Avec les tensions du marché du travail, la gestion des hommes est plus que jamais au c?”ur des préoccupations. Pour fidéliser les salariés et gérer leur carrière, il faut mieux les connaître. Les DRH souhaitent aussi décentraliser un certain nombre de leurs attributions, telles que les congés et les plannings auprès des managers.”
Soigner le contenu pour générer du trafic
Jacques Lebhann, fondateur de la société Amalthis, un éditeur, est convaincu quant à lui que, au-delà de cent personnes, la communication verbale montre ses limites. “Il y a déperdition du message avec les moyens traditionnels ?” notes écrites, tableaux d’affichage, courrier électronique général, etc. ?” et les nouveaux entrants ne sont pas informés. Ou bien ils le sont mal. Après la relation client et la relation fournisseur, le prochain gain de productivité viendra de la gestion de la relation employés (ERM en anglais). C’est la fin du système pyramidal, où l’information ne circule que dans un sens.”De par sa dimension humaine, un intranet de ressources humaines n’est toutefois pas un projet informatique “classique “. Et sa réussite est largement conditionnée par l’homogénéisation des organigrammes en amont ?” Qui fait quoi ? Qui dépend de qui ? ?” et par l’adhésion du personnel. Pose des congés et de jours de RTT, recrutement, mobilité interne, évaluation, formation… La montée en charge des fonctionnalités doit être progressive et itérative. Chaque fonction est testée sur une population restreinte avant d’être élargie à l’ensemble des salariés. Directeur associé de la société de conseil et d’ingénierie Webnet, Gilles Satgé conseille de soigner tout particulièrement le contenu, afin de générer du trafic. “Evitez l’approche institutionnelle et favorisez l’information de proximité”, préconise-t-il. Une recommandation suivie par Schneider Electric, qui, depuis 1997, en est déjà à la quatrième version de son intranet. Baptisée He@rt, cette solution Lotus Notes Domino, bâtie avec l’aide de Coheris, relie 40 000 salariés sur les 72 000 du groupe. Responsable e-RH, Danièle Nguyen s’est rapidement aperçue qu’“un intranet figé n’intéresserait les utilisateurs qu’une seule fois “. Les informations en ligne se veulent pragmatiques : bourse d’emploi, catalogues de formation, épargne salariale… L’interactivité entre personnel et DRH va jusqu’à la mise en ligne de forums sur les ressources humaines, où Danièle Nguyen joue le rôle de modérateur.Le Crédit Agricole Indosuez, qui emploie 12 000 personnes dans soixante-cinq pays, va encore plus loin. A l’origine du lancement de son intranet, en mars 2000, on trouve deux principaux facteurs déclencheurs : le passage aux 35 heures ?” les badgeuses créaient un nombre important d’anomalies ?” et la volonté d’aider l’encadrement à prendre des décisions.
La gestion des ressources humaines décentralisée
“Aujourd’hui, chaque manager valide la prise de congés, tout en visualisant le planning de son équipe”, dit Alexandre Perrod, responsable technique à la DRH du Crédit Agricole Indosuez. Afin d’éviter l’encombrement de la messagerie Lotus Notes Domino, interfacée avec le système de paie IBM HR Access, les demandes de congés sont stockées. “Le manager ne reçoit qu’un courrier électronique de synthèse l’invitant à se connecter”, précise Pierre-Jean Baumont, responsable des systèmes d’information de la DRH. En cas d’absence du manager “par défaut”, le circuit d’approbation prévoit le routage vers un autre “validateur “. Précurseur, la banque a mis en ligne, dès novembre 2000, une solution d’évaluation à 360?’, louée auprès du prestataire Shared Value. Chaque collaborateur se voit noté par dix évaluateurs. Basée sur le volontariat, la première session a accueilli en France quatre cents participants. Programmée en juin, la prochaine sera étendue à toute l’Europe. La société a également créé des modules de formation en ligne, portant sur l’intégration dans l’entreprise et la formation aux outils bureautiques. Elle compte prochainement ouvrir l’accès aux données personnelles, telles que le changement d’adresse ou d’option de mutuelle.C’est également cette volonté de décentraliser les ressources humaines qui a conduit le groupe Envergure à déployer un intranet. Basé sur la solution Pléiades de Sopra, il relie ses six cents hôtels dans l’Hexagone. “Chaque directeur d’établissement alimente la base en informations administratives”, précise Anne Broches, directrice des ressources humaines. Cette participation directe est à double tranchant. D’un côté, le manager peut bénéficier d’un outil de planification prévisionnel du travail de ses équipes. Mais de l’autre, la gestion du temps étant couplée à celle de la paie, tout retard ou erreur peut bloquer l’édition des bulletins de salaire.
Effectuer le premier tri des candidats en ligne
Quelles seront les prochaines étapes de l’informatisation des DRH ? Quelques tendances se dessinent. Dépassant le cadre strict des ressources humaines, un nombre croissant d’intranets incorporent déjà des modules de travail collaboratif, comme la gestion de projet partagée ou les forums de discussion. Société de conseil, Cubiks prévoit, quant à elle, le développement d’outils de présélection afin de filtrer le flot de candidatures électroniques externes. “Les entreprises utilisent massivement les sites d’emploi. Elles sont mûres pour la deuxième étape”, à savoir soumettre en ligne les candidats à une batterie de tests et de questionnaires personnalisés, afin de procéder à un premier tri, note Bruno Brusa, directeur général France.Autre tendance de fond : le décisionnel appliqué à la gestion du personnel. Si les premiers projets de type “Balanced Scorecard”
(*) viennent des Etats-Unis, la France tarde à suivre. “Mettre en ?”uvre une informatique décisionnelle implique de repenser entièrement l’organisation et les niveaux de responsabilité, rappelle François Geuze, professeur au DESS MRH de Lille-I. Quelle est la stratégie de l’entreprise en matière de ressources humaines ? Quels sont les projets de services ?” Il entend mettre ses principes en application avec le déploiement d’un outil décisionnel à l’institut Pasteur de Lille, dont il est le directeur de ressources humaines. Et ce dès le début de cette année ?” avant même l’intranet, prévu, lui, au second semestre. “Il s’agit de montrer que la DRH peut aider à la maîtrise des coûts.”(*) Tableau de bord mesurant la performance de lentreprise selon des indicateurs financiers et non financiers.
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