Aujourd’hui, nous achetons, bon an mal an, pour 2 milliards de francs chaque année. Les enjeux liés aux achats ne sont donc pas anodins, constate Christophe Larnaudie, directeur des services administratif et financier de Pfizer France. Au début de 1998, à la suite d’une restructuration interne, nous nous sommes dotés d’une direction des achats afin de maîtriser au mieux l’ensemble des budgets gérés. Cette nouvelle politique nécessitait un outil pour être diffusée au sein de l’entreprise.” Afin de gérer sa comptabilité générale et fournisseurs, le groupe pharmaceutique utilise Computron. Ce progiciel de gestion intégré américain, peu utilisé en Europe, dispose d’un module achats. Ce dernier est alors évalué, mais il s’avère limité en matière de simulation budgétaire et surtout beaucoup trop rigide. “Le risque de rejet était trop important, souligne Christophe Larnaudie. La souplesse et la simplicité d’utilisation étaient des critères primordiaux. En effet, le poste achats s’adresse à beaucoup de gens dans l’entreprise ; notamment les donneurs d’ordre – qui vont du directeur à la secrétaire en passant par les chefs de produit marketing -, les contrôleurs de gestion – qui pilotent les projets et approuvent les dépenses -, les acheteurs, etc.”La société décide de faire appel au cabinet de conseil Hays Argon pour développer et installer une solution sur mesure. “On a utilisé Lotus Notes comme plate-forme de développement pour le groupware et le workflow, précise Randa Matta, chef de projet chez Hays Argon. Cela nous a donné la possibilité de conduire le changement en souplesse et d’adapter progressivement les fonctionnalités du logiciel de gestion Cyclade (Cycle achat dépense) aux besoins de chaque utilisateur.”
Deux ans pour mettre en place la nouvelle politique d’achat
Christophe Larnaudie insiste sur la gestion du changement, fondamentale à ses yeux. “Il s’agit d’un gros bouleversement. On passe du papier et du crayon à un système où il faut saisir soi-même, suivre, se concerter pour évaluer les prestations et les fournisseurs. L’utilisateur final n’achète pas forcément cela. C’est une contrainte pour lui.” Ainsi la mise en place de cette nouvelle politique d’achat, dont le logiciel n’est qu’un des éléments, a duré deux ans. Elle s’est faite doucement, mais sûrement. “Nous avons construit un noyau minimal de fonctionnalités. Puis, en formant l’utilisateur sur son poste de travail, nous avons adjoint à chacun le petit élément qui va faire qu’il commence à utiliser le logiciel.”La méthode prend nécessairement du temps. Au final, elle permet à l’utilisateur de rentrer dans une logique de capitalisation de l’outil beaucoup plus gratifiante.“Nous avons accepté de nous remettre en cause, conclut Christophe Larnaudie, mais c’était le prix à payer. Aujourd’hui, nous avons l’assurance que nous obtenons plus et mieux de nos fournisseurs.”
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