” Aujourd’hui, bon an mal an, nos achats représentent deux milliards de francs par an. Les enjeux qui leur sont liés ne sont donc pas anodins “, constate Christophe Larnaudie, directeur des services administratif et financier de Pfizer France.” Au début de 1998, à la suite d’une restructuration interne, nous nous sommes dotés d’une direction des achats afin de maîtriser au mieux l’ensemble des budgets gérés. Pour être diffusée au sein de l’entreprise, cette nouvelle politique nécessitait un outil. “ Pour gérer sa comptabilité générale et ses fournisseurs, le groupe pharmaceutique utilise Computron.Ce progiciel américain de gestion intégré, peu utilisé en Europe, dispose d’un module Achats. Ce dernier est alors évalué, mais il s’avère limité en matière de simulation budgétaire et, surtout, beaucoup trop rigide. “Le risque de rejet était trop important, souligne Christophe Larnaudie. La souplesse et la simplicité d’utilisation étaient des critères primordiaux. Le poste Achats touche beaucoup de gens dans l’entreprise : les donneurs d’ordre, évidemment ?” qui vont du directeur à la secrétaire, en passant par les chefs de produit marketing ?”, les contrôleurs de gestion ?” qui pilotent les projets et approuvent les dépenses ?”, les acheteurs, etc.”La société décide de faire appel au cabinet de conseil Hays Argon pour développer et installer une solution sur mesure. “On a utilisé Lotus Notes comme plate-forme de développement pour le groupware et le workflow, précise Randa Matta, chef de projet chez Hays Argon. Cela nous a permis de conduire le changement en souplesse et d’adapter progressivement les fonctionnalités de Cyclade (Cycle achat dépense) aux besoins de chaque utilisateur.”
Deux ans pour mettre en place la nouvelle politique d’achat
Christophe Larnaudie insiste sur la gestion du changement, fondamentale à ses yeux. “Il s’agit d’un gros bouleversement. On passe du papier et du crayon à un système où il faut saisir soi-même, suivre, se concerter pour évaluer les prestations et les fournisseurs. L’utilisateur n’achète pas forcément cela. C’est une contrainte pour lui.” Ainsi, la mise en place de cette nouvelle politique d’achat, dont le logiciel n’est qu’un des éléments, a duré deux ans.Elle s’est faite doucement mais sûrement. ” Nous avons construit un noyau minimal de fonctionnalités. Puis, en formant l’utilisateur sur son poste de travail, nous avons adjoint à chacun le petit élément qui va faire qu’il commence à utiliser le logiciel. “La méthode prend du temps. Au final, elle permet à l’utilisateur de rentrer dans une logique de capitalisation de l’outil beaucoup plus gratifiante. ” On a accepté de se remettre en cause, conclut Christophe Larnaudie, mais c’était le prix à payer. Aujourd’hui, on a l’assurance d’obtenir plus de nos fournisseurs en quantité et en qualité. “
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