Composé de 50 filiales éparpillées un peu partout dans le monde, le groupe Pernod Ricard ressentait fortement le besoin de créer un système de messagerie reliant toutes ses entités afin d’améliorer les transmissions d’informations marketing, financières et sociales. Début 1998, la multinationale, productrice et distributrice de vins, de spiritueux et de boissons non alcoolisées, met donc en place une direction des systèmes d’information au sein de sa holding, chargée d’homogénéiser les messageries des différentes filiales.
Équiper le personnel et sécuriser les échanges
Indépendante financièrement, chaque entité disposait de son propre service informatique, qui avait l’entière liberté du choix d’un système de messagerie. Un tiers des 25 filiales principales utilisait une solution Lotus Notes, un autre tiers Microsoft Exchange, alors que 10 % n’étaient pas du tout équipées. Les entités restantes se partageaient diverses offres. ‘ En 1998, nous avons rencontré presque tous les formats et versions des solutions de messagerie interne. À la même époque, les filiales souhaitaient s’équiper de connexions Internet et réfléchissaient donc aux problématiques de sécurité. C’était le bon moment pour créer des synergies ! ‘, confie Vincent Fraitot, responsable des systèmes d’information au sein du groupe.
Quatre objectifs sont fixés. Le premier consistait bien évidemment à doter toutes les entités d’une messagerie interne. Mais attention : ‘ Vu la grande indépendance des filiales, il s’avérait impossible d’imposer un seul système de messagerie ‘, précise Vincent Fraitot. Il s’agissait ensuite d’équiper l’ensemble du groupe, en particulier les 3 000 cadres et personnels de bureau, de connexions Internet homogènes, avec le même niveau de sécurité. Suivait la volonté d’offrir des échanges d’informations sécurisés.
Enfin, dernier objectif : intégrer davantage de technologies au sein de Pernod Ricard. ‘ D’importantes modifications ont lieu dans le monde de la grande distribution. La pression pour passer à un système de commerce électronique B to B n’est pas encore très forte, mais c’est un mouvement inéluctable. Il vaut mieux s’y préparer ‘, souligne Vincent Fraitot. Fort de tous ces constats et perspectives, le groupe établit donc, en décembre 1998, un cahier des charges destiné à recruter un maître d’?”uvre. Sur les 4 candidats en lice, Pernod Ricard choisit la société On-X Consulting. À elle de définir l’architecture cible, mais aussi d’établir une charte de sécurité et le cahier des charges des fournisseurs de services Internet retenus par chacune des filiales.
Un réseau privé virtuel basé sur des standards
Finalement, le groupe retient une solution de réseau privé virtuel IP, l’offre VPN-1 de Check Point, afin de chiffrer les données circulant entre les différentes entités du groupe. ‘ Le grand avantage de ce système est qu’il repose sur des standards, confie Sébastien Brau, responsable du projet Internet. Grâce au protocole SMTP (Simple Mail Transfert Protocol), nous n’avons pas eu à imposer une messagerie unique : nous avons interconnecté les systèmes existants entre eux. ‘ Choisir de construire un réseau privé virtuel s’appuyant sur les ressources d’Internet permet à Pernod Ricard de ne pas bloquer les évolutions de son système, tant au niveau des fonctionnalités qu’à celui de l’intégration de nouvelles filiales. Mais la sécurisation des échanges par l’installation de filtres et d’antivirus est d’autant plus cruciale. Dans l’architecture retenue, tout ce qui entre et sort passe par une zone démilitarisée avant d’être chiffré ou déchiffré. Parallèlement, le groupe a mis en place un annuaire d’entreprise (Netscape Directory basé sur le protocole LDAP), où sont recensés les 3 000 utilisateurs concernés. ‘ Cela a un effet psychologique, signale le responsable des systèmes d’information. Recourir à l’annuaire pour communiquer entre nous s’avère plus pratique ; nous avons également l’impression que c’est plus sécurisé. ‘
Un projet déployé en douceur
Mais avant que les résultats soient là, il aura d’abord fallu vaincre les appréhensions ! Menée auprès de 6 filiales par la société On-X Consulting, une phase pilote de 2 mois a permis de valider les concepts. Par ailleurs, avant d’entamer le déploiement général, des informaticiens ont suivi une formation pour installer eux-mêmes le système et le maîtriser par la suite. On-X Consulting a fourni les kits de déploiement, composés de CD-Rom de configurations et d’un recueil de questions/réponses, entre autres. Et pendant 4 jours, les informaticiens d’Australie ou d’Italie sont venus simuler cette installation. Quelque 10 semaines ont été nécessaires pour mettre en ?”uvre le projet, découpées en 3 tranches de 3 semaines pour ne pas saturer la hot line, installée par Sébastien Brau et soutenue par On-X Consulting. ‘ À la mi-octobre, c’était terminé. Aucun problème majeur n’a été à déplorer, excepté quelques petits incidents de livraison des serveurs et des équipements qui ont parfois retardé l’installation ‘, indique Sébastien Brau. Deux mois supplémentaires ont permis de vérifier la sécurisation des flux, soit 576 tests par filiale !
Des bases pour créer des envies
Un an après le lancement de l’appel d’offres, la messagerie et l’intranet fonctionnent. Difficile, pour Vincent Fraitot, d’évaluer le retour sur investissement : ‘ C’est du domaine qualitatif. L’image de marque de Pernod Ricard s’améliore. Les nouvelles technologies attirent les jeunes cadres dans l’entreprise. Et puis surtout, les gens ont très vite remplacé leur télécopieur par leur messagerie. ‘ Et déjà, le groupe Pernod Ricard voit plus loin : puisque l’intranet est là, autant en développer les fonctionnalités. Le service informatique du groupe a donc entamé des études avec les différentes directions (ressources humaines, marketing, administration) afin d’élaborer des projets initiés par ces dernières. Le service informatique n’y jouerait que le rôle de catalyseur. Mais ce sont tout de même les informaticiens du groupe qui, les premiers, se sont appropriés l’outil en se créant un forum de discussion !
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