Àla suite d’une réorganisation de son système d’information, Pennel Industries s’est équipé en 1996 du progiciel OneWorld, de J. D. Edwards, sur AS/400 pour assurer sa gestion commerciale et sa comptabilité. Malgré ses nombreuses fonctions, ce PGI présente une interface en mode caractères pour le moins austère, à travers une émulation 5250. “À chaque transaction correspond un écran OneWorld, qui ressemble à un écran DOS. Pour y accéder, l’utilisateur est obligé de saisir le code de chaque écran. Ce manque d’ergonomie empêchait de rendre le système accessible par le web à nos commerciaux itinérants, qui étaient obligés, la plupart du temps, de faxer leurs commandes”, explique Gonzague Prouvost, directeur des systèmes d’information de Pennel Industries. En 1999, l’entreprise souhaitait cependant informatiser sa chaîne commerciale pour gagner en productivité, sans remettre en cause le PGI installé trois ans plus tôt. Elle s’est donc tournée vers les outils d’interfaçage et d’habillage, tels que Opal, de Computer Associates, sélectionné en avril 1999.
Plusieurs écrans du PGI réunis sur une même page
La solution choisie ne nécessitait aucune intervention sur le PGI. Après avoir rapidement défini les besoins des forces de vente, l’équipe projet a dû décrire les modèles de présentation correspondants : saisie d’une commande, consultation des stocks, recherche d’un produit, etc. “Le but n’était pas de reporter toute la logique du PGI sur les postes clients, précise Gonzague Prouvost. Il a fallu choisir les procédures les plus pertinentes.” Les champs alphanumériques de OneWorld nécessaires aux itinérants sont récupérés par Opal, qui les assemble en fonction des modèles de présentation déterminés. Le cheminement des transactions (consultation du stock avant la saisie de la commande, par exemple) est également automatisé. Ainsi, le commercial obtient, sur la même page, les informations issues de plusieurs écrans du PGI, le tout à travers une interface graphique de type Windows. Dans un premier temps, Pennel Industries a opté pour une utilisation distante en mode connecté : au cours de ses visites, le commercial devait rester en ligne (par RTC ou GSM) pendant le téléchargement des informations du siège ou pendant la saisie et l’envoi de sa commande. “Les connexions posaient souvent problème, surtout par GSM : c’était là où résidait la seule faiblesse du système ! Nous sommes donc en train de mettre en place un mode non connecté.”Aujourd’hui, avant de partir en tournée, les forces de vente téléchargent la mise à jour de l’état des stocks. En visite, ils saisissent leurs commandes hors ligne, grâce à des formulaires prédéfinis. Celles-ci sont ensuite stockées dans leur base de données Access. Le soir, ils n’ont plus qu’à se connecter pour transmettre leurs commandes. Enfin, l’utilisateur reçoit un message pour l’avertir du bon enregistrement ; en cas d’erreur sur un bon de commande, le PGI envoie automatiquement un message au service client de Pennel Industries. Si ce mode non connecté a résolu les problèmes de transmission, il nécessite néanmoins l’utilisation de PC portables, et non plus de clients légers. Des procédures de sécurité ont été établies, en attendant la mise en place d’un réseau privé virtuel.
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