Le zéro papier n’est pas encore pour demain. Même si de plus en plus de documents sont aujourd’hui au format électronique, la majorité des informations circule encore dans les entreprises sur support papier. D’où l’intérêt d’investir dans un système de GED (gestion électronique de documents) pour en optimiser le classement, l’archivage et la consultation. Seul problème, passer du papier au document électronique n’est pas une mince affaire.
La qualité du service fait la différence
Alors qu’il ne faut, en moyenne, qu’une semaine pour mettre en place un système de GED, l’opération de numérisation peut prendre des mois et nécessitera la présence de professionnels. À l’occasion de l’achat d’un logiciel de GED, il peut être plus intéressant de confier cette tâche au fournisseur. Parmi les prestataires que nous avons sélectionnés – tous, hormis Documentum, membres de l’Aproged (Association des professionnels de la gestion électronique de documents) -, certains proposent ce service. Les prix varient entre 1 franc et 6 francs par page. Globalement, les solutions de GED proposées ont des fonctions équivalentes (indexation, archivage, workflow, extensions intranet…). Aussi la qualité du service fera la différence : assistance technique, formation… sans oublier le conseil en matière de numérisation, car il ne s’agit pas de calquer l’existant mais de réorganiser les informations en vue d’une indexation qui facilitera leur consultation.
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