Pas de mystère. Ce sont les grandes entreprises informatiques qui, les premières, sont les plus sensibles aux atouts de l’e-procurement. “Chez nous, ce service d’achat de fournitures en ligne est devenu la règle pour nos approvisionnements en matériel de bureau. Le processus est construit sur une base déclarative : les employés cherchent l’information, expriment leurs besoins et passent commande librement. Ensuite, c’est le système qui gère les demandes”, explique Jean-Pascal Goninet, directeur commercial de Cisco. Même son de cloche chez Novell, qui a déjà enregistré un retour sur investissement de 130 %. En effet, “l’accès aux informations nous permet de négocier les meilleurs prix, les meilleurs services et les meilleurs produits pour chacun de nos sites”, complète un responsable d’United Parcel Service. Séduisant, certes. Mais l’achat sur internet est loin d’être une réalité dans toutes les entreprises. Même celles qui utilisent couramment le web.
Les PGI cherchent à intégrer la fonction achat
Selon une enquête réalisée par Mori (Market Opinion Research Institute) auprès d’entreprises américaines et européennes (chiffre d’affaires compris entre 50 millions de dollars et 1 milliard), 46 % d’entre elles utilisent internet pour acheter des produits ou louer des services – avec un net avantage pour les entreprises suédoises (57 %), américaines (53 %) et britanniques (50 %). En France, l’achat sur internet est encore peu développé dans les entreprises (26 %). Mais l’e-procurement devrait connaître une forte croissance à partir de 2001. IDC évaluait ce marché à 147 millions de dollars dans le monde en 1998. Il atteint déjà 800 millions de dollars cette année et devrait grimper à 5,3 milliards de dollars en 2003.Les premières offres émanaient d’éditeurs spécialisés dans l’e-business, comme Commerce One et Ariba. Depuis, d’autres acteurs sont entrés sur ce marché, qui est aujourd’hui très morcelé. En effet, le numéro un, Oracle, n’en représente que 9,9 %, soit 76 millions de dollars. Derrière se bouscule une foule d’éditeurs de PGI (progiciels de gestion intégrés), de GRC (gestion de la relation client), et de gestion de la chaîne logistique. L’e-procurement peut aussi être vu comme un complément à la gestion d’infrastructure, comme le présente le spécialiste de ce domaine, Peregrine Systems.
Pour automatiser les processus d’achat
En fait, on assiste actuellement à un mouvement général des progiciels de gestion vers la prise en compte de la fonction achat. “C’est la deuxième vague des PGI”, affirme Benoît Depreux, responsable e-business unit chez Cap Gemini-Ernst & Young. Cependant, pour Michel Raschas, directeur de mission chez CXP Consulting, “l’e-procurement est encore loin d’être mûr. Les modèles économiques et les modes de rémunération sont encore très évolutifs, alors que les outils diffèrent peu entre eux en termes de fonctionnalités. Celui qui dominera sera celui qui proposera le meilleur modèle économique.”Ces éditeurs proposent – généralement en partenariat avec des consultants – des solutions pour automatiser les processus d’achat. Mais encore faut-il qu’ils soient connus et clairement définis dans l’entreprise. “La première étape de tout processus d’amélioration est de bien appréhender la situation de départ. De nombreuses entreprises ignorent tout bonnement à quel prix elles achètent, ce qu’elles achètent et à qui elles achètent”, constate Christine Kelly, directrice du programme Enterprise Procurement Solution chez SAS. De plus, l’e-procurement perturbe l’ensemble de l’entreprise. “Une partie du travail est accomplie par chaque utilisateur. Ce qui permet à l’acheteur de se concentrer sur l’analyse, le contrôle et la négociation”, explique Jean-Pascal Goninet. Aussi la mise en place d’une solution d’e-procurement nécessite-t-elle d’importants investissements en consulting – au moins deux fois supérieurs aux coûts techniques (licences logicielles et intégration). A commencer par la motivation des personnes concernées : “Cette motivation est liée à la réduction des coûts, à la création de valeur et à l’innovation rendue possible par le partage des informations entre les acteurs, indique André Cichowlas, directeur adjoint e-business de Cap Gemini France. Ensuite, il faut revoir tous les processus financiers, de facturation, d’approvisionnement, de production, ainsi que le lien entre ces deux derniers. Enfin, il faut sensibiliser les acheteurs pour qu’ils changent de fonction, et former l’ensemble du personnel qui pourra avoir accès au système.”
Les entreprises attendent la solution unique
En pratique, les entreprises commencent généralement par automatiser leurs achats hors production, couramment désignés par MRO (maintenance, réparation, opérations). Segment qui atteindra 151 milliards de dollars en 2004, selon une estimation de la place de marché Hubwoo. L’ensemble des acteurs considère que l’économie sur ces achats peut atteindre de 15 à 20 % grâce à la rationalisation des processus administratifs. “Mais les entreprises attendent une solution unique pour tous les achats”, estime Jean-Louis Delafraye, directeur général adjoint d’Oracle France. La démarche comprend la mise à disposition sur l’intranet d’entreprise d’un catalogue ou d’une agrégation de catalogues. Cette étape apporte à elle seule de nombreux bénéfices. Avec la procédure classique, l’acheteur devait trouver le catalogue, s’assurer que les produits et les prix sont mis à jour et connaître les procédures d’achat (directement par téléphone ou en passant par un service commande/achat. . . ). Aujourd’hui, il peut trouver directement les articles sur l’intranet de l’entreprise, voire rajouter des services bancaires, logistiques, éventuellement une assurance crédit et, surtout, sécuriser les flux. “Tout cela aura un sévère impact sur les systèmes d’information et les services achats. Mais on en est encore loin”, estime Pierre Pezziardi, directeur technique de la SSII Octo Technology.Le développement doit être itératif afin de mettre en évidence le plus tôt possible les bénéfices. En effet, “les retours sur investissement de l’e-procurement sont beaucoup plus rapides que dans d’autres domaines”, comme le souligne Jean-Louis Delafraye. Aventis CorpScience a, pour son projet pilote, commencé par les fournisseurs de l’un de ses centres de recherche. “Nous avons passé des accords avec ces fournisseurs pour qu’ils réalisent un catalogue des produits vendus pour ce centre de recherche. Cela devait nous conduire à supprimer tous les problèmes administratifs”, raconte Alain Regent, Head of Purchasing d’Aventis. La méthode sera ensuite étendue à l’ensemble des sites du groupe dans le monde. “Les bénéfices retirés de l’e-procurement ne s’expriment pas nécessairement en termes de coûts, mais plutôt de rapidité, de satisfaction et d’efficacité des utilisateurs “, conclut Jean-Pascal Goninet.
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