Vous avez créé un tableau et vous avez besoin de le partager avec des contacts afin qu’ils puissent le consulter ou le compléter. Il peut s’agir par exemple de la liste des invités d’un mariage (voir l’illustration centrale) ou encore d’un budget de vacances en commun, etc.Pour cela, utilisez le mode de partage de Zoho Sheets. Il permet à plusieurs personnes de travailler en même temps sur un document : vous pouvez voir en temps réel les modifications effectuées ou bien discuter avec vos contacts dans une fenêtre de conversation tout en manipulant le tableau
Patricia Frein (Carm2i)
Étape 1 : activez le partage
1 Affichez à l’écran le fichier à partager. Pour cela, à partir du volet gauche de la page Zoho Sheets, cliquez dans la partie Mes feuilles sur Mariage :2 Dans la Barre d’outils en haut du tableau, cliquez sur le bouton Partager. Puis à partir de l’onglet Invitez en haut de la fenêtre affichée, laissez la case Document entier cochée.3 Indiquez au logiciel quelles sont les personnes qui ont accès au document et quel est leur niveau d’autorisation :
dans la zone Individus de la partie en lecture seule Membres, la personne peut seulement consulter le contenu du document sans pouvoir le modifier.
dans la zone Individus de la partie Membres lecture/écriture, la personne peut consulter et modifier le contenu du document.Cliquez dans la zone d’autorisation à utiliser puis :
si les adresses de messageries existent déjà dans le carnet d’adresses de Zoho, cliquez sur le lien Ajouter les contacts de la zone concernée. Puis dans la fenêtre Liste des contacts qui s’ouvre, cochez les contacts et cliquez sur le bouton Ajoutez. Cliquez sur la croix en haut à droite de la fenêtre Liste des contacts pour la fermer.
si les adresses de messagerie n’existent pas, tapez-les en les séparant par une virgule.Ici, nous avons deux contacts en lecture seule et deux en lecture/ écriture :Attention : si le contact n’est pas inscrit sur le site de Zoho, il pourra lire le fichier mais ne pourra pas modifier son contenu.4 Vous pouvez choisir d’être prévenu à chaque fois qu’une personne modifie le document. Pour cela, cochez la case Informez-moi, toutes les fois qu’un membre partagé modifie cette feuille de calcul.5 Un message (en anglais) sera automatiquement envoyé aux personnes concernées au moment où vous activerez le partage. Il contient un lien permettant d’accéder au document. Vous pouvez le modifier en partie afin de le rendre compréhensible. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifiez le mail d’invitation. Dans le volet droit, vous pouvez changer le contenu du sujet, le début du message et la signature. Mais vous ne pouvez pas supprimer la phrase contenant le lien d’accès au document.6 Activez le partage en cliquant sur le bouton Partager. La liste des membres partagés apparaît avec leurs autorisations. Cliquez sur la croix en haut à droite de la fenêtre de partage pour la fermer et retourner dans votre document.7 Vous pouvez travailler sur le document en même temps que les membres qui y ont accès. Si vous (ou un membre) effectuez une modification, elle apparaît presque aussitôt à l’écran des membres qui l’ont ouvert.Remarque : si le membre est en lecture seule, il peut taper des informations dans les cellules. Mais dans tous les cas, elles n’apparaîtront pas sur le document d’origine chez les autres membres. Il ne pourra pas non plus enregistrer les modifications. Chaque membre présent sur le document est représenté dans un cadre de couleur et lorsque vous placez le pointeur de la souris dessus, son nom apparaît :
Étape 2 : gérez les autorisations
Si vous voulez ajouter ou supprimer un membre de la liste de partage ou encore modifier son autorisation, cliquez sur Partager.Ajoutez un membreEn haut de la fenêtre, cliquez sur l’onglet Invitez, puis répétez les points 3, 5 et 6.Supprimez un membreEn haut de la fenêtre, cliquez sur l’onglet Détails partagés, puis complètement à droite du nom du membre, dans la colonne Action, cliquez sur le lien Enlevez :Modifiez l’autorisationUn document Zoho Sheets peut contenir plusieurs feuilles. Pour modifier les autorisations en une seule fois afin que les personnes aient le même type d’accès sur toutes les feuilles, cliquez sur l’onglet Détails partagés. Puis cliquez à droite du nom du membre, dans la colonne Action, sur le lien Changer permission.Si la permission affichait en lecture seule dans la colonne Permission, elle affiche maintenant Lecture/écriture et vice et versa.Remarque : par défaut, les autorisations pour un membre sont les mêmes pour toutes les feuilles du document. Vous pouvez différencier le type d’accès pour chaque feuille du document pour un membre. Pour cela, cliquez dans la zone Voir le partage pour et cliquez sur le nom de la feuille :Puis à droite du nom du membre, dans la colonne Action, cliquez sur le lien Changer la permission.Répétez cette manipulation pour les autres feuilles du document.
Étape 3 : communiquez avec vos contacts
Tous les membres partageant un document peuvent discuter entre eux dans une fenêtre de dialogue. Les manipulations qui suivent peuvent être effectuées par tous.1 En bas à droite de votre document, une zone affiche le nombre de personnes qui travaillent actuellement dessus, en plus de vous. Si vous souhaitez communiquer avec l’une d’elles, cliquez dans cette zone.En haut du volet droit qui apparaît, vous obtenez alors la liste des contacts qui partagent le document avec vous. La mention Affichage est située à droite des noms de ceux qui ont ouvert le fichier ; la mention est dans Zoho est à droite des noms de ceux qui sont connectés dans Zoho Sheets mais pas dans le document ; la mention Hors ligne est accolée au nom de chaque personne qui n’est pas connectée.2 Dans la zone en bas du volet droit, tapez votre message. Appuyez sur la touche Entrée pour valider le message. Celui-ci apparaît en dessous de la liste des contacts et est précédé de la mention Moi.De la même manière, vos contacts peuvent vous répondre.Remarque : pour parler individuellement avec l’un de vos contacts, double-cliquez sur son nom dans la liste
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