La suite bureautique de Google Documents (document, tableur et présentation) permet d’accéder à vos fichiers de n’importe quel ordinateur connecté au Web, mais également de travailler en collaboration avec des personnes de votre choix, simplement en activant l’option de partage. Selon les droits que vous accorderez, les intervenants pourront, s’ils ont un compte Google, le consulter, le modifier, voire le partager à leur tour
Brigitte Bourbé (Carm2i)
Etape 1 : Préparez le document
Dans la page principale de Google Documents, ouvrez le document de votre choix.
Etape 2 : Partagez le document
1 Quel que soit le type de fichier ouvert, cliquez en haut à droite sur l’onglet Partage :2 La fenêtre Partager ce document s’affiche à l’écran (voir l’illustration 1).Dans la zone Inviter des utilisateurs, cochez l’option qui vous intéresse :en tant que collaborateurs pour que les utilisateurs puissent consulter et modifier le document.Remarque : pour que les collaborateurs puissent partager à leur tour le fichier, cochez, dans la zone Options avancées, la case Les collaborateurs peuvent inviter d’autres personnes.en tant que lecteurs pour n’autoriser que la lecture.3 Tapez, dans la zone de saisie, les adresses des personnes à inviter, séparées par une virgule, par exemple : [email protected], [email protected]. Validez en cliquant sur Inviter des collaborateurs ou Inviter des lecteurs selon l’option choisie au point 2.4 Une fenêtre s’ouvre sur un message destiné aux personnes définies au point 3. Deux possibilités s’offrent à vous :pour informer les destinataires du partage du document, complétez, si nécessaire, le message et cliquez, pour un document ou une présentation, sur Envoyer. Pour une feuille de calcul, cliquez sur Envoyer l’invitation puis fermez la fenêtre Message envoyé.Remarque : l’illustration 2 montre un exemple du courriel reçu par le destinataire. En cliquant sur le lien, il sera invité à entrer les références (adresse de messagerie et mot de passe) de son compte Google avant d’accéder au fichier partagé.si vous partagez régulièrement vos dossiers avec les utilisateurs, vous pouvez ne pas les avertir : cliquez, selon le type de fichier sur Ignorer l’envoi de l’invitation, ou Annuler. Ils découvriront le fichier en ouvrant leur compte Google Documents.5 Reprenez, si nécessaire, les étapes de 2 à 4 pour ajouter d’autres utilisateurs. Dans la partie droite de la fenêtre Partager ce document, s’affiche la liste des collaborateurs et lecteurs concernés par le partage du document (voir l’illustration 3). Dans ce volet, vous pouvez :
supprimer tous les collaborateurs (ou lecteurs),
supprimer un collaborateur (ou un lecteur),
envoyer un courriel aux collaborateurs et/ou aux lecteurs
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