Des difficultés à suivre l’emploi du temps de toute la famille ? Mettez en place un agenda partagé, vous garderez ainsi un œil sur les activités de vos enfants, tout en gérant votre propre emploi du temps ! Attribuez à chacun une couleur et laissez-les remplir eux-mêmes le calendrier depuis leurs propres comptes mails. Vous pourrez même lancer une invitation à vos amis qui ne partagent pas l’agenda
Mélanie Bourdon (Carm2i)Remarque : les autres utilisateurs n’ont pas besoin de disposer d’un compte Gmail pour accéder à l’agenda.
Étape 1 : accédez à l’agenda
1 Saisissez l’adresse suivante http://google.com/calendar/render dans votre navigateur.2 A droite de la page qui s’affiche, renseignez vos identifiants Gmail dans le cadre Compte Google puis cliquez sur Connexion.les options de l’agenda : le volet de gauche se compose de trois sections (voir l’illustration 1).La première est un calendrier mensuel du mois en cours. Pour accéder au mois suivant, cliquez sur la double flèche à droite du mois :Pour consulter le mois précédent, cliquez sur la double flèche à gauche du mois.La seconde section vous permet d’accéder aux différents agendas créés et à leurs paramètres.Enfin, la troisième partie vous renseigne sur les agendas publics visibles dans votre propre emploi du temps.Choisissez l’affichage : en haut à droite, quatre onglets vous permettent d’afficher votre agenda par Jour, Semaine, Mois ou à 4 jours. Nous vous conseillons de cliquer sur Semaine.
Étape 2 : concevez un agenda par personne et partagez-le
Vous êtes administrateur et, par voie de conséquence, vous êtes le seul à pouvoir créer un agenda par personne et à en régler le partage. Vous pouvez aussi afficher tous les agendas et leur apporter des modifications. Les autres membres ne pourront y accéder qu’à titre consultatif.1 Dans le cadre Mes agendas du volet de gauche, cliquez sur l’option Créer.2 Dans la zone Nom de l’agenda, tapez le nom d’une personne concernée par cet agenda, par exemple Chloé.3 Dans la zone Personne de la partie Partager avec des personnes en particulier (voir l’illustration 2), saisissez l’adresse mail d’une personne qui doit partager l’agenda. Dans le menu déroulant Paramètres d’autorisation :
s’il s’agit du propriétaire de l’agenda cliquez sur Apporter des modifications aux événements.
s’il s’agit des agendas des autres membres : cliquez sur Afficher le détail des événements.Cliquez sur Ajouter la personne.Recommencez ce point afin d’ajouter toutes les personnes avec qui vous voulez partager l’agenda.4 Pour finir, cliquez sur Créer l’agenda puis sur Inviter.5 Reprenez les points 1 à 4 pour créer les agendas des autres personnes.6 Pour attribuer une couleur à un agenda, dans le volet gauche, cliquez sur la flèche à droite de son nom puis sur une couleur en bas du menu déroulant.Remarque : pour partager son agenda avec les autres participants, l’administrateur doit cliquer sur la flèche à droite de son nom :puis sur Paramètre de l’agenda. Cliquez sur l’onglet Partager cet agenda, puis reprenez ce point.
Étape 3 : créez un événement
A présent, nous allons créer les événements relatifs à un agenda, qu’ils soient ponctuels ou réguliers.1 Cliquez sur Créer un événement en haut du volet gauche.2 Complétez les zones Objet, Lieu et Description (voir l’illustration 3).Remarque : pour le lieu, si vous saisissez le nom d’une commune, elle sera géolocalisée. Les autres propriétaires de l’agenda pourront en obtenir un plan dans Google Map.3 Cliquez sur la zone Date (voir l’illustration 3) puis recherchez le jour où débute l’événement.Cliquez sur la zone Heure. Effacez l’heure indiquée et saisissez l’heure correspondant au début de l’événement suivant le format 09:15.Dans la zone Heure, veuillez indiquer l’heure de la fin.Puis, dans la zone Date, indiquez le jour de fin.4 Choisissez la fréquence de l’événement en cliquant sur le menu déroulant Périodicité puis sur l’une des options proposées.Par exemple :
ponctuel : cliquez sur Evénement ponctuel.
les jours ouvrés : cliquez sur Tous les jours de la semaine (du lun au vend).
une fois par semaine : cliquez sur Toutes les semaines. Dans la zone Répéter tout(e)s les, cliquez sur 1.En dessous, cochez les jours où il se déroule.Cochez Jusqu’au, puis sélectionnez une date en cliquant dessus dans le calendrier.5 Dans le menu déroulant Agenda, choisissez, si nécessaire, la personne à qui s’applique l’événement, ici Alice.6 Pour finir, cliquez sur le bouton Enregistrer situé en bas à gauche du volet principal.
Étape 4 : modifiez ou supprimez un événement
1 Repérez l’événement à modifier dans votre agenda puis double-cliquez dessus.2 Plusieurs options s’offrent à vous :
pour le modifier : reprenez les points 2 à 6 de l’étape 3.
pour le supprimer : cliquez sur Supprimer au-dessus du détail de l’événement.Remarque : s’il s’agit d’un événement périodique, vous pouvez choisir soit de le modifier soit de le supprimer de manière ponctuelle en cliquant sur Uniquement cet événement, ou Tous les événements de la série ou bien Tous les événements ultérieurs
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