Définissez les dossiers à mettre en commun
Sur chaque PC, il faut indiquer quels disques durs et quels dossiers pourront être utilisés par les autres ordinateurs reliés au réseau. Pour cela, ouvrez le Poste de travail ou l’Explorateur et sélectionnez le premier dossier (ou disque dur) à partager. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande Propriétés. Choisissez l’onglet Partage et cochez [partagé en tant que]. Enfin, définissez les droits d’accès (Lecture seule, Accès complet, etc.). N’oubliez pas de répéter ces manipulations sur chaque micro-ordinateur relié au réseau local.
Accédez aux données du groupe de travail
Pour consulter les fichiers d’un collaborateur, effectuez un double clic sur l’icône Voisinage réseau, présente sur le Bureau de Windows. Les PC connectés au réseau doivent normalement y figurer. Dans le cas contraire, sélectionnez la commande Actualiser du menu Affichage. Enfin, pour faciliter l’accès à une ressource particulière du réseau que vous utilisez fréquemment (le dossier d’un collègue, par exemple), vous avez intérêt à créer un raccourci. Opérez de la même manière que lorsque vous en concevez un vers un dossier de votre propre disque dur.
Suivez les contributions apportées à un texte
Lorsqu’un document est utilisé par plusieurs personnes, il est important de connaître les contributions de chacun. Pour cela, il faut activer une option depuis le logiciel ayant servi à créer le document. Avec Word 97, de Microsoft, choisissez le menu Outils puis la commande Suivi des modifications/Afficher les modifications. Dans la fenêtre Afficher les modifications, cochez la case [signaler les modifications lors de l’édition]. Par la suite, les interventions seront identifiées par une couleur et une mise en forme particulières.
Utilisez collectivement des feuilles de calcul
Avec Excel, les possibilités de partage des documents sont plus élaborées qu’avec Word. On peut, par exemple, utiliser un classeur à plusieurs simultanément. Pour cela, sélectionnez Outils/Partage du classeur Excel. Dans l’onglet Modification, cochez la marque de la case [permettre une modification multi-utilisateur]. S’agissant du suivi des contributions, sélectionnez le menu Outils puis la commande Suivi des modifications/Afficher les modifications. Dans la fenêtre Afficher les modifications, cochez la case [suivre les modifications au fur et à mesure. Le classeur est partagé].
Tenez vos agendas, plannings, notes…
Selon le logiciel d’organisation, il faut ou non disposer d’un réseau de type client-serveur pour partager les agendas, les contacts et autres informations professionnelles. Ainsi, Outlook exige de disposer d’un serveur sur lequel Exchange est installé. Il est donc impossible de partager les informations à l’aide d’Outlook sur un réseau poste à poste. Organizer, de Lotus, en revanche, peut partager de telles données à partir d’un réseau poste à poste. Pour cela, il suffit de définir les droits d’accès aux utilisateurs et de choisir le mode multi-utilisateur (appelé Multi-user par le logiciel).
… et carnets de contacts à plusieurs
Pour partager les données d’Organiser 97, sélectionnez le menu Fichier puis la commande Enregistrer sous. Cliquez sur le bouton [mot de passe]. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous devez choisir le mode d’accès que vous autorisez : le mode Propriétaire accorde tous les droits ; le mode Assistant permet à certaines personnes de modifier les entrées considérées comme non confidentielles ; le mode Lecteur permet aux utilisateurs de lire les données figurant dans votre fichier. Ces réglages terminés, communiquez à vos collaborateurs le mot de passe correspondant au droit d’accès que vous leur accordez.
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
