La numérisation des échanges et la dématérialisation n’ont pas attendu 2020 et l’intensification du télétravail pour changer la manière dont nous collaborons avec les outils numériques. Pour autant, la situation actuelle est un accélérateur qui rend encore plus nécessaire l’adoption d’outils permettant de partager facilement un document pour qu’il soit lisible par tous les collaborateurs, de manière fidèle, et ce quel que soit l’appareil utilisé : PC, Mac, tablette, smartphone… Il faut aussi pouvoir facilement collaborer sur ces documents en les annotant avec la possibilité pour chaque collaborateur de visualiser les modifications apportées.
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Adobe Document Cloud : les avantages du partage de documents PDF
Pour cela, il existe déjà un format de fichier qui répond à ces critères : le PDF. Avec Adobe Document Cloud, tous les outils sont réunis pour permettre la création, le partage et la modification de documents sur de multiples appareils, avec une expérience partagée par tous, quel que soit l’appareil sur lequel ils visualisent ces documents. L’offre Adobe Document Cloud permet de créer et de partager un document PDF à partir d’un seul lien pour permettre à des collaborateurs et réviseurs de travailler sur le même fichier. Il n’est pas nécessaire pour eux d’avoir également un compte, ou d’installer également Adobe Acrobat DC pour apporter leurs commentaires et leurs annotations. La force du format PDF et de la solution Adobe Document Cloud est de fonctionner sur tous les appareils et tous les navigateurs web. Lorsqu’un collaborateur ouvre le lien qu’il a reçu par mail, il peut immédiatement apporter ses révisions, sans inscription nécessaire, et depuis une interface web sur un navigateur desktop ou sur l’application Acrobat Reader DC sur mobile, avec un lien fourni qui bascule directement sur le document une fois l’app installée. Chaque réviseur peut laisser des commentaires, surligner des passages du document, ou mentionner d’autres collaborateurs avec @. Ces modifications seront alors visibles par les autres utilisateurs du document qui sont notifiés des changements apportés. La collaboration sur un même fichier est facilitée par ce processus multi appareils, et immédiat même pour les invités qui ne disposent pas de la solution sur l’appareil qu’ils utilisent.
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Comment partager ses fichiers avec Adobe Document Cloud ?
La procédure pour partager un document PDF dans Adobe Document Cloud est simple. Ouvrez d’abord votre document dans Adobe Acrobat DC sur votre PC ou Mac. Tout à droite de la barre supérieure, vous trouverez une icône de partage. Cliquez dessus et dans la fenêtre qui s’ouvre, ajoutez les adresses mail des destinataires. Vous pouvez ajouter une échéance au document, mais surtout n’oubliez pas d’activer les commentaires, sans quoi les destinataires du document pourront uniquement le visualiser. Pour suivre les modifications apportées au document, vous trouverez sur la page d’accueil d’Acrobat DC une section Partagés par vous, où s’affichent tous les documents partagés.
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Les différents abonnements d’Adobe Document Cloud
Deux formules d’abonnement Adobe Document Cloud sont disponibles. La première inclut Acrobat Standard DC pour 15,59 euros TTC par mois pour un engagement d’un an. Avec Acrobat Standard DC, vous pouvez créer des documents PDF et les exporter aux formats Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), modifier les textes et images d’un document PDF, créer, remplir et signer des formulaires, partager des PDF pour révision ou signature, et ouvrir des documents protégés aux formats Microsoft Information Protection, Azure Information Protection et Microsoft 365. Pour 17,99 euros par mois, Acrobat Pro DC ajoute plusieurs fonctionnalités : la comparaison de deux versions d’un PDF, la conversion de documents numérisés en fichiers PDF indexables, des fonctions de modifications sur mobile plus avancées, et la validation des PDF pour mise en conformité aux normes ISO. Acrobat Standard DC est disponible uniquement pour Windows, et Acrobat Pro DC pour Windows et Mac.
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Ce contenu a été réalisé en partenariat avec Adobe. La rédaction de BFM n’a pas participé à la réalisation de ce contenu. BFM est susceptible de percevoir une rémunération lorsqu’un de nos lecteurs procède à un achat via les liens intégrés dans cet article.
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