Outlook s'ouvre au Web 2.0

Oubliez les menus

En abandonnant les traditionnels menus, la messagerie se veut plus accessible et plus rapide d’utilisation. Ainsi votre Carnet d’adresses est toujours à portée de main, via la barre d’outils Accueil. De même, le menu Fichier regroupe désormais toutes les informations et les paramètres concernant vos différents comptes. Il est vivement conseillé d’ajouter un compte avec, comme adresse de messagerie, celle de votre LiveID afin de profiter des fonctions de synchronisation et des avantages de Live. Lors de cette création, le connecteur Hotmail/Outlook (un composant ajoutant les fonctions nécessaires à la connexion) sera automatiquement téléchargé). Par ailleurs, lorsque vous rédigez un message, vous profitez, dans l’onglet Options, de nouveaux Thèmes pour agrémenter vos correspondances. De même, il est possible, via l’onglet Insertion, d’y ajouter des illustrations telles que des SmartArt ou des Captures d’écran pour peu que dans l’onglet Format du texte, l’option HTML ou Texte enrichi soit activée.

Affichez vos conversations

Jusqu’à présent, vous traitez vos mails de manière chronologique : au fur et à mesure qu’ils arrivent dans votre boîte aux lettres, ils se retrouvent en début de liste. Grâce à la présentation par Conversation, activée désormais par défaut, les messages sont automatiquement réorganisés par sujets, reprenant ainsi le fil des échanges (messages envoyés et reçus). En un clin d’œil, vous retrouvez tout l’historique d’une conversation, sans devoir rechercher dans tous les messages de votre boîte de réception. C’est donc le même système que celui utilisé, par exemple, dans la messagerie en ligne Gmail. La petite flèche située à gauche d’un message indique que ce dernier fait partie d’une conversation. Il suffit de cliquer dessus pour en afficher le contenu. Si vous préférez la vue classique chronologique, activez l’onglet Affichage, cliquez sur Conversation et choisissez Afficher les messages dans la fenêtre de conversation (afin d’activer ou désactiver ce mode).

Faites le ménage

Souvent, lors d’un échange de mails successifs avec un collègue, les réponses précédentes sont ajoutées à la fin de chaque message. Résultat : les mails s’allongent de plus en plus et il y a de nombreux doublons. Vous lisez plusieurs fois les mêmes échanges et risquez de rater les points importants. Demandez à Outlook de “ nettoyer ” la conversation affichée en effaçant les mails superflus. Pour cela, alors qu’un message de conversation est sélectionné, cliquez dans l’onglet Accueil sur le bouton Nettoyer. Puis sélectionnez la commande Nettoyer la conversation. Validez en cliquant sur Nettoyer. Selon le même principe, vous pouvez éliminer directement toutes les conversations superflues d’un dossier en choisissant la commande Nettoyer, Nettoyer le dossier et les sous-dossiers. Pour réduire l’espace utilisé sur votre disque, utilisez de temps en temps les Outils de nettoyage accessibles via le menu Fichier, Informations : ils permettent de compresser les dossiers et de supprimer définitivement les éléments de la Corbeille.

Sortez d’une conversation

Peut-être avez-vous déjà vécu ces “ tempêtes de mails ” dans lesquelles un courrier inopportun part sur une liste de diffusion… Chacun demande alors (à tout le monde, car il choisit Répondre à tous !) à être retiré de la liste. Chaque destinataire finit par recevoir de nombreux mails qui ne le concernent pas. Pour éviter cela, dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Ignorer : dès lors, tout mail de réponse à ce sujet sera automatiquement mis dans la Corbeille, sans vous déranger.

Lancez plusieurs tâches en un seul clic

Peut-être avez-vous remarqué, au centre de l’onglet Accueil, le groupe Actions rapides (ou Quick Steps). Ces actions exploitent une nouvelle fonction d’Outlook qui permet à l’utilisateur d’enchaîner, en un clic, un ensemble de tâches courantes sans avoir besoin pour autant de connaître un langage de programmation. Outlook intègre plusieurs actions rapides, telles que Déplacer vers qui permet de mettre le mail sélectionné dans un autre dossier, Au responsable qui transfère le mail à votre manager (vous serez invité à saisir son adresse mail lors de la première utilisation), Message d’équipe (envoi d’un message à un ensemble de destinataires prédéfinis) ou encore Répondre et supprimer qui ouvre automatiquement l’éditeur de messages et place le mail initial dans la Corbeille. Notez que ces actions sont également disponibles dans le menu contextuel, accessible via un clic droit dans la liste des messages.

Créez vos propres actions rapides

Dans cet exemple, vous voulez par exemple créer une action qui marque le message comme Important, le transfère à un collègue et le classe dans le dossier En Attente. Activez l’onglet Accueil. Dans le groupe Actions rapides, cliquez sur l’icône Créer. Donnez un nom à votre action puis cliquez sur l’icône pour en changer l’aspect. Sélectionnez la première action : déroulez la liste et choisissez Définir l’importance. Choisissez ensuite l’option Importance : Haute. Cliquez sur le bouton Ajouter une action. Choisissez, cette fois, l’action Déplacer vers un dossier et sélectionnez le dossier de votre choix. Enfin, cliquez à nouveau sur Ajouter une action et choisissez la commande Transférer. Saisissez l’adresse mail du destinataire. En cliquant sur Afficher les options, vous pouvez définir un indicateur, l’importance du message et surtout un texte automatique accompagnant le transfert. Si vous souhaitez pouvoir éventuellement modifier le message avant de l’envoyer, cochez l’option Envoyer automatiquement après 1 minute. Notez qu’il est également possible d’assigner un raccourci clavier à votre action en utilisant la liste Touche de raccourci. Validez enfin en cliquant sur Terminer. Il ne vous reste plus qu’à tester votre nouvelle action en cliquant sur son nom.

Connectez-vous aux réseaux sociaux

L’Outlook Social Connector (OSC) est un composant inclus dans la version 2010. Il permet d’intégrer directement, dans l’interface d’Outlook, des données liées aux réseaux sociaux auxquels vous appartenez. Pour l’instant, LinkedIn est le seul réseau supporté correctement. Mais Microsoft a officiellement noué des partenariats avec les sites MySpace et Facebook afin de les intégrer prochainement à Outlook. Dans tous les cas, l’OSC n’est pas suffisant pour afficher les informations. Vous devez également télécharger et installer le module tiers fourni par le site. Ainsi, le composant LinkedIn pour OSC est disponible sur la page www.linkedin.com/outlook. Une fois celui-ci installé, vos contacts seront complétés des contacts LinkedIn et vous pourrez suivre l’actualité de ceux-ci en direct. Attention, Microsoft n’a pour l’instant pas confirmé que la version Famille et Petite Entreprise d’Office 2010 soit compatible avec l’OCS. À notre connaissance, seule la version Professionnelle l’est.

Organisez votre temps

Avec la démocratisation des agendas en ligne, il devient indispensable, non seulement de pouvoir consulter son planning, mais aussi de suivre celui de ses collègues. Dans ce contexte, Outlook progresse aussi. Grâce aux différentes vues, il est désormais possible de mieux visualiser plusieurs calendriers simultanément. Pour le voir, activez l’onglet Accueil puis cliquez sur Calendrier. Notez, dans le groupe Affichage, la commande Affichage, Planification qui permet de consulter facilement tous les agendas en les disposant sous forme d’un tableau. Les différents agendas s’affichent horizontalement, alors que les colonnes représentent le temps. Activez ou désactivez les agendas en cochant la case correspondante dans la liste des calendriers. Pour partager votre agenda avec vos collègues, activez le menu Accueil et utilisez la commande Publier en ligne, Publier sur Office Online. Suivez les instructions de l’assistant : vous devrez saisir votre identifiant LiveID et votre mot de passe. À l’issue de la synchronisation, Outlook lance automatiquement la commande Partager le calendrier, qui envoie un mail à vos amis ou collègues avec un lien donnant accès à votre propre calendrier. S’ils disposent également d’Outlook, votre agenda s’intègre à leur interface. N’oubliez donc pas de leur demander au passage de publier leur propre agenda !

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Stéphane Darget