Reposant sur les technologies web, les applications de ressources humaines en libre service ont la cote auprès des entreprises. Avec un simple navigateur, les employés gèrent de manière interactive leurs données personnelles. Selon une étude du cabinet Markess International portant sur la France, 20 % des DRH interrogées comptent déployer de telles applications. Et plus de 80 % d’entre elles ont l’intention de les intégrer, par la suite, au portail d’entreprise. Le passage aux 35 heures et à l’euro, les restructurations internes et les fusions-acquisitions sont autant de facteurs favorisant leur déploiement. Outre une diminution des coûts de fonctionnement, les entreprises qui ont déjà sauté le pas mettent en avant une meilleure diffusion de l’information, une accélération du processus de décision ?” le circuit d’approbation réduisant les délais ?”, et une valorisation de la fonction de gestion des ressources humaines. En tête des applications déployées : l’administration du personnel mais aussi la gestion de la mobilité et du recrutement.Dans le détail des fonctions ?” Markess International en a recensées plus de soixante-dix ! ?”, plus de la moitié des entreprises ont mis en ?”uvre des modules de gestion des demandes de congés couplées à celle de la paie pour éviter les doubles saisies, d’accès à des formulaires administratifs, de besoins en personnel et de dépôt de candidatures en ligne, de diffusion d’informations institutionnelles et de l’organigramme, de gestion des emplois du temps et du planning des équipes, et de réservation de salles et de matériels. Si, en 2001, l’accès s’est effectué majoritairement via un PC ou un portable, les applications de ressources humaines en libre service devraient, d’ici à 2003, s’ouvrir à d’autres modes de diffusion, de type borne interactive ou téléphone mobile. Cette démocratisation réduirait le sentiment d’exclusion de certaines populations non informatisées : ouvriers, travailleurs sur les chantiers…En contrepartie, les entreprises s’interrogent sur les moyens de sécuriser ces nouveaux modes d’accès et de gérer les fichiers sous différents formats. En moyenne, le budget minimal à consentir varie entre 0,1 et 0,6 million d’euros par an. Il dépend étroitement du nombre de collaborateurs connectés, du nombre de modules retenus ou de l’existant. Les entreprises indiquent, en général, avoir mis environ un an pour déployer complètement l’application. En incluant, en amont, l’homogénéisation, voire la refonte des processus de gestion du personnel, Markess International estime qu’il faut doubler ce temps de lancement. Associant DRH, DSI et direction de la communication, ce type de projet mobilise en moyenne de cinq à six personnes à temps plein, avec la nomination d’un chef de projet, d’un responsable éditorial, d’une équipe de vérification et de maintenance et de un ou plusieurs webmestres. Près de 80 % des entreprises recourent à des prestataires externes (agences web, éditeurs, intégrateurs ou SSII). En revanche, la location d’applications en ligne rencontre peu de succès. Seules 13 % des entreprises externalisent leur application, et 6 % étudient cette possibilité.
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