- Osez la base de données
- Concevoir la trame de la base
- Saisir des données
- Présenter et imprimer des informations
Des bases de données, nous en utilisons tous les jours, et de toutes tailles : liste des membres d’un club de sport, des vidéos de Youtube, du catalogue de livres de la bibliothèque municipale, des utilisateurs de cartes de crédit, d’abonnements de transport… Les bases de données ne manquent pas : rien qu’en France, la Commission nationale informatique et libertés en a enregistré plus de 1,3 million différentes depuis 1978. Mais au fait, de quoi s’agit-il exactement ?Au sens informatique, une “ base de données ” est un stock d’informations, organisé et structuré de manière à pouvoir être facilement manipulé. Ainsi, il est possible d’enregistrer puis d’accéder facilement à de très grandes quantités d’informations. Dans le cas d’OpenOffice Base, toutes les informations concernant une base sont stockées dans un fichier unique sur votre disque dur. À l’intérieur de ce fichier, vous trouverez les données proprement dites, mais également des index destinés à accélérer les opérations de recherche et de tri.Or, ces données à l’état “ brut ” ne sont pas directement exploitables : c’est le logiciel (OpenOffice Base), appelé Système de Gestion de Bases de Données (SGBD), qui permet de les organiser, de les contrôler, de les consulter et de les modifier. Ainsi, OpenOffice Base (nous l’appellerons désormais tout simplement Base) permettra d’effectuer des recherches parmi des informations, d’afficher des résultats et même de créer des rapports imprimés.
Oubliez le tableur
De quoi se compose une base de données ? D’abord de tables censées héberger les données. Par exemple, une table des clients, une autre des produits, une table de livres… Nombreux sont ceux d’ailleurs qui font appel à un simple tableur pour gérer des données. C’était même le thème du Guide pratique que nous vous avons présenté en février 2009 (l’Oi n° 213). Mais un tableur n’est pas, pour autant, un SGBD. La grande différence tient dans la façon de représenter les données. En général dans un tableur, toutes les informations sont placées dans une feuille de calcul principale. Par exemple, pour gérer une bibliothèque de livres, il suffit d’une feuille contenant la liste des titres, des auteurs, etc. Mais, le fait de regrouper tous les éléments dans une seule table multiplie les risques dès que le nombre de livres dépasse quelques centaines. Comme de nombreuses informations sont doublonnées, les erreurs sont en effet inévitables. Ainsi, si nous disposons de cinq ouvrages du même auteur, nous devrons saisir cinq fois celui-ci. Chaque fois qu’une donnée changera, il faudra faire cinq modifications au lieu d’une. Il en va tout autrement dans une vraie base de données, dite “ relationnelle ”. Là, on crée plusieurs tables, beaucoup plus simples, puis on définit les relations qui lient ces tables. Dans notre exemple, il y aura une table des auteurs, à laquelle on associera une table des livres. On peut également imaginer une table des éditeurs, ou encore la table des amis à qui ces livres ont été prêtés…
SGBD : le meilleur est gratuit
La force du SGBD est sa capacité à “ croiser ” facilement toutes ces tables afin de créer autant de “ tableaux ” complexes que nécessaire, en fonction du besoin. Reste à savoir quel logiciel choisir. À vrai dire, le choix n’est pas très étendu car deux logiciels dominent le marché : Access, intégré à la suite Office, et Base, le SGBD d’OpenOffice. Aujourd’hui, Base distance un peu son concurrent. En effet, alors qu’Access n’a subi que peu d’évolutions depuis près de dix ans, la version 3.1.1, et maintenant la version 3.2, d’OpenOffice Base ajoute toujours plus d’outils pour faire coller le SGBD aux évolutions technologiques actuelles (HTML, PDF…). En outre, Base fonctionne sur de nombreux systèmes : Windows, Mac OS, Linux… Enfin, il est gratuit !Ce guide pratique a été réalisé avec OpenOffice 3.1.1 pour Windows. Pour autant, la quasi-totalité des commandes sont strictement identiques sur les autres plates-formes. Il n’est, par ailleurs, pas nécessaire d’être un habitué de la suite OpenOffice. Si vous utilisez régulièrement Word ou Excel, vous découvrirez sans difficulté comment créer une base de données, y insérer des tables et les relier entre elles. Puis vous verrez comment ajouter des données, que ce soit par l’intermédiaire des feuilles ou grâce à un formulaire. Vous apprendrez ensuite à interroger la base de données à l’aide de requêtes afin d’obtenir uniquement les données dont vous avez besoin. Enfin, vous verrez comment établir des rapports avec ces données afin de pouvoir les imprimer facilement.
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