Proposée par la société OpenText, la solution d’organisation et de partage des connaissances de l’entreprise Livelink 8.0 repose sur les technologies Internet. Chaque utilisateur enrichit, à son niveau, l’intranet en documents, en informations non structurées, en images, etc. Ces données ne sont ensuite disponibles que pour les personnes qui en ont réellement l’utilité. Une même information peut être rattachée à un groupe d’individus, à un projet ou à un dossier.
Mettre en place le logiciel
1. INSTALLEZ UNE NOUVELLE INSTANCE DU SERVEUR
Lors de l’installation, une boîte de dialogue apparaît afin de choisir entre la mise en pla-ce d’un serveur primaire ou secondaire. Optez pour la première option. Précisez ensuite le nom de votre serveur Web ainsi que son port d’écoute HTTP. Indiquez enfin l’appellation du serveur Web tel qu’il est renseigné dans votre DNS.
2. MAPPEZ LES RÉPERTOIRES
La dernière étape de l’installation consiste à mapper les répertoires de Livelink sur votre serveur HTTP. Éditez pour cela le fichier “srm. conf” situé dans le répertoire “c : ApacheGroupApacheConf”, puis ajoutez les lignes “Alias/Livelinksupport “C : OpenText support”” et “ScriptAlias/ livelink “c : Open Textcgi””. Enregistrez le fi-chier, arrêtez le serveur Apache, puis démarrez-le à nouveau en utilisant la ligne de commande “net start apache”.
3. PARAMÉTREZ LIVELINK
Lorsque l’installation est terminée, lancez le module d’administration de Livelink, situé dans le menu “Démarrer/Programmes/Livelink Intranet/Livelink Administration”. Renseignez le mot de passe de l’administrateur ainsi que son e-mail, puis validez ces premiers paramètres afin de passer à l’écran suivant.
4. GÉNÉREZ LA BASE DE DONNÉES
Cliquez sur “Créer une nouvelle base de données” et sélectionnez le type de base. Indiquez alors le mot de passe de l’administrateur de la base (dba) ainsi que l’instance de base de données, afin que Livelink puisse concevoir les tables et les autres objets. Activez ensuite le lien “Maintenance du serveur Oracle” et précisez les différents paramètres requis (espace de stockage, utilisateur et table). Indiquez le nom et le chemin d’accès au fichier “c : livelinkdblivelink.db”, ainsi qu’une taille de 50 Mo. Créez ensuite un nouvel utilisateur Oracle du nom de “livelink” et attribuez-lui un mot de passe. Désignez comme espace de stockage celui que vous venez de créer (Livelink). Enfin, passez à l’écran suivant et cliquez sur le bouton “Créer les tables”. Validez les phases suivantes jusqu’à l’écran de confirmation de l’installation.
Créer l’espace de travail
Il s’agit maintenant d’ajouter et de paramétrer les différents objets que Livelink met à votre disposition. Le partage de l’information s’effectuera notamment au travers des “chaînes” et de l’interface propre à chaque utilisateur. La publication des données s’organisera autour des projets de l’entreprise. Enfin, les documents de référence de la société (tarifs, documents types ) pourront être stockés dans un dossier “référentiel”.
5. INDIQUEZ LE NOM DE VOTRE ENTREPRISE
Dans le menu déroulant, sélectionnez l’item “Espace de travail entreprise” et cliquez sur l’icône “Information”. Précisez le nom de votre société, puis revenez à la page d’accueil de l’espace entreprise. Ajoutez alors votre logo en sélectionnant l’option “Document” dans le menu déroulant. Allez de nouveau dans l’espace de présentation de la société, activez l’onglet “Présentation”, renseignez les différents paramètres et enfin, insérez votre logo.
6. DÉFINISSEZ LES UTILISATEURS ET LES GROUPES
À présent, choisissez l’option “Utilisateurs et groupes” puis cliquez sur le lien “Ajouter groupe”. Ajoutez autant de groupes que vous le souhaitez (Marketing, Finance, Recherche & Développement ) et affectez-y les utilisateurs concernés, préalablement créés.
7. AJOUTEZ UNE CHAÎNE DE NEWS
Très actif, le département Recherche & Développement a besoin d’un canal permettant d’envoyer régulièrement des informations de type news à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Activez “Ajoutez un nouvel objet/Chaîne” et nommez-le “News R&D”. Cliquez ensuite sur l’icône “Information” pour éditer les propriétés de l’objet et, dans le menu contextuel, choisissez l’item “Autorisation”. Sélectionnez le lien “Accorder accès ” et le groupe “R&D” dans le cadre (frame) de gauche. Attribuez-lui le droit “Géré” afin que les différents contributeurs puissent ajouter, modifier et supprimer une information.
8. CRÉEZ UN RÉFÉRENTIEL DE DOCUMENTS
Pour cette étape, procédez de la même façon que précédemment mais sélectionnez l’option “Dossier” et appelez-le “Référentiel”. Ajoutez ensuite, un à un, les documents que vous souhaitez voir apparaître dans ce dossier en les affectant à “Référentiel”. Ils seront traduits à la volée lors de leur consultation par l’utilisateur. Effectuez la mise en place des droits utilisateurs en suivant la démarche expliquée pour le canal de news.
9. AJOUTEZ UN FORUM
Pour échanger sur différents thèmes, vous avez la possibilité de créer des forums. La technique de conception s’avère identique. N’oubliez pas de positionner les droits d’accès des utilisateurs.
10. CONCEVEZ UN DOSSIER “PROJETS”
L’entreprise utilise de plus en plus une organisation matricielle autour des projets. Créez donc un dossier dans l’espace entreprise, dédié aux différents projets en cours et à venir. À la racine de l’espace entreprise, sélectionnez l’item “Ajoutez un objet/dossier”, nommez-le “Projets”, puis positionnez les droits.
Tester la connexion utilisateur
11. AJOUTEZ UNE “NOUVELLE”
Pour cela, sélectionnez l’item “Déconnexion” du menu principal, puis connectez-vous en tant qu’utilisateur du groupe “R&D”. Essayez d’ajouter une “nouvelle” (news) en choisissant “Espace de travail entreprise” et en cliquant sur le canal “News R&D”. Le menu contextuel vous propose d’insérer une “nouvelle”. Renseignez les différentes informations propres à cette news en faisant bien attention aux dates de publication et d’expiration, puis validez son insertion.
12. CONSULTEZ LES NEWS
Reconnectez-vous à l’espace de travail personnel en tant que membre d’un autre groupe, puis cliquez sur l’onglet “Nouvelles”. Si vous atteignez la news que vous venez de publier sous une autre identité, votre installation s’est bien déroulée et vos utilisateurs vont pouvoir se servir de ce nouveau dispositif.
Organiser la connaissance autour d’un projet
Connectez-vous en tant que responsable du projet. Dans l’espace entreprise, cliquez alors sur le dossier “Projets” et ajoutez-en un à l’aide du menu contextuel. Renseignez les différents paramètres, sans oublier de cocher les cases “Inclure un groupe de discussion”, “Inclure une chaîne” et “Inclure une liste de tâches”. Ces objets et toutes leurs propriétés seront automatiquement créés. Livelink dispose d’une gestion de publication sophistiquée qui permet de gérer tous les processus de validation. Cette fonctionnalité de workflow s’avère très utile pour rationaliser l’alimentation de l’intranet en informations.
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