Avec des taux de croissance proches de ceux des meilleures start-up internet (il y a un an), Orchestra doit refondre son système d’information pour conserver sa réactivité. Les technologies intranet, implantées jus- que dans chaque boutique, apportent une solution pour que le distributeur de vêtements poursuive sa croissance. “Orchestra, c’est le magasin préféré des enfants”, affirme Olivier Clos, directeur informatique de la société. Une déclaration qui s’appuierait sur une étude marketing nationale menée dans 15 villes de l’Hexagone, et mettant en compétition les cinq plus grosses marques de vêtements pour enfants. L’espace de jeu pour les petits, le coin nursery pour les mamans et de larges allées facili- tant la circulation des poussettes sont quelques-unes des recettes de la marque, en plus d’un large choix de vêtements à prix serrés. Toutefois, côté informatique, l’architecture déployée entre les points de vente et le siège d’Orchestra a dû rapidement suivre ce mouvement de croissance rapide. La société créée en 1995 par Chantal et Pierre Mestre a doublé le nombre de ses magasins au cours des 6 derniers mois. Le chiffre d’affaires pour l’année 2000 a explosé, avec une progression de 115 %.
Un système de communication devenu inadapté
Ce succès, qui nécessite des améliorations permanentes au niveau de la chaîne logistique, a poussé les responsables à mettre en ?”uvre une solution intranet afin d’optimiser les besoins en communication des différents maillons de l’entreprise. “Nous ne disposions pas, en effet, d’un outil nous permettant de communiquer rapidement et facilement avec nos magasins”, explique Olivier Clos. Tout reposait alors sur un système d’automates, situés sur le site central et appelant les caisses des points de vente (sous MS-Dos) pour télécharger les nouvelles données. Le retour d’informations vers les marchands s’effectuait par téléphone ou télécopie.“Cette situation était incompatible avec les prises de décision fulgurantes et les critères de réactivité qu’impliquent aujourd’hui les impératifs de compétitivité”, surenchérit le directeur informatique. Le déficit d’informations descendantes, bien entendu valable dans l’autre sens lorsque le service commercial cherche à interroger le magasin sur des éléments de gestion clés, est manifeste. Les factures téléphoniques sont élevées et, côté clientèle, l’image de marque se dégrade.
Une vision des stocks en temps réel
Avec ce projet intranet (initié début juillet par Vcs Timeless sur le magasin de Saint Jean de Vedas, dans l’Hérault, puis sur celui de Val-Thoiry dans la banlieue de Genève, équipé courant novembre), ” nous disposons désormais d’un outil visant à raccourcir les échanges d’informations et à accroître la qualité de nos prestations “, poursuit Olivier Clos. Une synchronisation entre les informations des caisses de chaque boutique avec le siège est réalisée toute les deux heures. L’intranet met ainsi à disposition de chaque marchand les commandes en cours, l’état des stocks ainsi que le chiffre d’affaires de chaque boutique réactualisé dans la journée.Les magasins de Chambéry et de Lyon s’approvisionnent en doudounes pour l’hiver. Or parfois, les aléas météorologiques font, comme ce fut le cas l’an passé, que la région lyonnaise est victime d’une vague de froid alors que le département de la Savoie subit une grande douceur. Il s’ensuit des problèmes de rupture de stocks pour le premier, alors que le second se retrouve avec des marchandises non écoulées. Cette situation sera bientôt obsolète. Chaque magasin pourra obtenir en temps réel, via l’intranet, l’état des stocks de tout le réseau afin de procéder à un basculement d’un site à l’autre. Chaque enseigne pourra connaître immédiatement l’état de ses indicateurs commerciaux réalisés (chiffre d’affaires par tranches horaires ou par rapport au réseau). Ce type d’information, par exemple les ventes du tee-shirt Pokémon entre 15 et 17 heures, permet d’organiser des opérations de promotion. Cela était impossible dans l’ancienne configuration. Côté chaland, cette nouvelle architecture offrira un moyen de fidéliser le client via l’attribution d’une carte. Il sera ainsi reconnu partout en France, dans n’importe quelle enseigne du réseau.
Un pas vers la supply chain
L’implantation de cet intranet constitue le premier maillon d’une stratégie commerciale bâtie autour des techniques internet, qui devrait déboucher, à terme, sur un véritable concept de supply chain (gestion en temps réel en prenant en compte tous les paramètres de la chaîne logistique, des fournisseurs aux consommateurs). Le site B to B, “qui existe depuis le mois d’août et dont nous peaufinons les fonctions, nous permettra de concrétiser les contacts initiés sur le site institutionnel. L’opportunité de passer des petites commandes offrira aux clients potentiels un moyen de tester les produits. Il s’agit d’un vecteur essentiel de notre développement à l’export, celui-ci s’organisant autour d’un réseau de franchisés qui s’étend jusqu’au Liban”, analyse Olivier Clos. Ce site a été mis en place par la société Starting Blocks, spécialisée dans le domaine de la distribution.La colonne vertébrale internet va asseoir les relations commerciales en gommant les distances géographiques ; les gestions de collections, consultations de catalogue et réassorts automatiques s’effectuent depuis l’étranger via le site. Quant au B to C, vécu comme un complément de service à offrir au client, il est déjà programmé. Mais il faudra attendre cette extension commerciale générant d’autres contraintes, au niveau de la gestion des flux logistiques cette fois.
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