Selon le Gartner Group, les entreprises françaises renouvellent chaque année près de 20 % de leur parc informatique. L’inventaire est donc un passage obligé pour les directeurs informatiques ou les services généraux qui souhaitent disposer d’une vision précise et exhaustive de leur parc. Il y a quelques années, l’inventaire était vécu comme un mal nécessaire à réaliser dans l’urgence. Depuis, la notion a évolué pour se greffer de plus en plus sur celle de la gestion de parc. Résultat, les entreprises doivent admettre qu’elles ont tout intérêt à le réaliser le plus sérieusement possible pour éviter des pertes de temps et d’argent.
Faire une étude pour préparer l’inventaire
Primordiale, cette étude permet d’analyser précisément les objets informatiques que l’on souhaite gérer (PC, portables, serveurs, périphériques, numéros de série) et définir le temps que va durer l’inventaire. Il s’agit aussi de déterminer sa nature : il peut s’agir d’une simple mise à jour, il peut être automatisé ou manuel et nécessiter la présence de chargés d’inventaire sur les postes de travail. Cette étude permet aussi la mise en ?”uvre de règles de travail et de procédures de mise à jour de la base. La direction informatique pourra ainsi déterminer si elle dispose des ressources humaines et des moyens financiers suffisants pour réaliser l’inventaire en interne, ou s’il est préférable qu’elle se fasse épauler par un prestataire externe. Les moyens et les objectifs sont très différents, selon que l’on gère seul un parc de 150 postes ou bien 1 000 postes avec une équipe de 10 personnes.
Semi-automatique ou automatisé : tout dépend du budget
En fonction du budget et du temps alloués, on pourra opter pour un inventaire semi-automatique ou automatisé. Le premier implique une collecte exhaustive des informations sur le PC par un technicien soit sur place, soit par le réseau local avec un outil d’inventaire. Ce type d’inventaire sera cependant d’autant plus long et coûteux que le parc est volumineux et hétérogène.L’inventaire automatisé consiste en un téléchargement sur les stations de travail d’un agent logiciel qui exécute automatiquement l’inventaire et recense les informations de chaque machine du parc. Les données sont ensuite collectées sur un serveur puis intégrées dans la base. Rapide à mettre en place et moins coûteux, ce type d’inventaire n’est pourtant pas fiable à 100 %. Il peut arriver que l’agent ne puisse s’installer correctement sur certains postes, ce qui est impossible à prévoir. Par ailleurs, celui-ci ne permet pas la collecte de toutes les données (emplacement exact du PC, numéro de série d’une imprimante…).
Choisir un outil performant et ouvert
Il vaut mieux opter pour un éditeur qui propose une offre modulaire ouverte (ECS, Octopus, Qualiparc, etc. ) et si possible différenciée selon la taille de l’entreprise (petites structures, multisociétés, etc. ). L’approche modulaire permet de faire évoluer progressivement son outil d’inventaire vers des fonctions d’assistance à l’utilisateur. Il faudra aussi veiller à ce que la solution repose sur une base de données ouverte (SQL, Oracle, Access) et offre des fonctions d’exportation pour récupérer les données de la base inventaire au sein d’autres bases (support, gestion de parc, etc. ). Dernier point : l’outil doit être suffisamment performant pour gérer la remontée automatique des informations (mémoire, processeurs, etc. ) et offrir un scénario d’inventaire paramétrable, permettant la collecte manuelle des informations utiles à l’organisation de l’entreprise.
Contrôler et suivre son inventaire
En dehors du choix de l’outil, certaines précautions sont à prendre pour effectuer un inventaire rigoureux. Assisté des chargés d’inventaire, le chef de projet doit veiller à ce que les procédures soient suivies, voire adaptées si nécessaire. Pendant toute la durée de l’opération, il faut vérifier de manière quotidienne les données remontées manuellement ou automatiquement, pour être le plus réactif possible. Dernier point important, lorsque la base du parc est créée, toute évolution (mouvement, modification) devra être notifiée. Si aucune mise à jour n’est effectuée, tout le travail d’inventaire sera perdu. Les premières semaines sont donc déterminantes et permettent de traiter rapidement tout dysfonctionnement.
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