Est-ce la volonté de s’engager en faveur du développement durable, ou plus prosaïquement la recherche d’économies ? Toujours est-il que les entreprises et les administrations se convertissent volontiers au “ zéro papier ”. Leurs usagers et clients sont ainsi invités à abandonner les traditionnelles factures au profit de versions électroniques qu’ils peuvent télécharger ou recevoir dans leur boîte mail. Cette situation présente plusieurs avantages. 1/ On ne gâche plus de papier. 2/ Les documents sont disponibles et prêts à être envoyés par mail, lorsqu’il faut constituer un dossier ou résoudre un litige. 3/ Avec un peu de méthode, quelques secondes suffisent pour mettre la main sur un document. Si de nombreux éléments de correspondance vous parviennent déjà sous forme numérique, ou peuvent être obtenus sous cette forme – facture EDF, téléphone mobile, abonnement Internet, relevés de banque… -, vous devrez convertir vous-même certains documents, tels que les avis d’imposition, les fiches de paie, etc. Il vous faut pour cela disposer d’un scanner ou d’une imprimante multifonction, et faire preuve de patience et d’organisation.
Regrouper les documents
Commencez par regrouper les correspondances, factures et contrats que vous souhaitez conserver sous forme numérique. Rassemblez dans une même pochette tous les éléments qui constituent un même dossier. Pour votre abonnement ADSL, par exemple, vous disposez sans doute du formulaire d’inscription, du contrat envoyé par le fournisseur d’accès, de la lettre avec les codes d’accès, etc. Vérifiez que le scanner est bien connecté à votre ordinateur et sous tension. Installez ensuite le logiciel HomeGed Scan. Celui-ci permet de numériser plusieurs pages, d’ajouter des images et de les fusionner en un seul document. Une solution idéale pour constituer des dossiers complets.
Scanner la 1ère page
La version gratuite que nous vous invitons à télécharger dispose de toutes les fonctions du logiciel. Seule restriction, une annotation est ajoutée aux documents numérisés, qui disparaîtra une fois le programme enregistré (la licence coûte 15 euros). Avant de consentir cet investissement raisonnable, vérifiez que les outils livrés avec votre scanner n’intègrent pas de fonctions équivalentes. Placez votre premier document sur la vitre du scanner. Lancez HomeGed Scan, sélectionnez votre périphérique dans la liste déroulante et cliquez sur le bouton Numériser situé en bas de la fenêtre.
Ajuster les réglages
Le pilote du scanner prend alors la main. Vous accédez à la fenêtre de paramétrage de la numérisation. Ajustez les réglages en fonction du document. S’il s’agit d’une lettre, choisissez l’option Niveaux de gris plutôt que Noir & Blanc. Fixez la résolution sur 600 points par pouce (ou dpi). Si le document est plus petit que le format du scanner, ou si vous ne souhaitez conserver qu’une partir de la page, définissez la zone de numérisation avant de lancer le scan. La page apparaît alors dans la fenêtre de HomeGed Scan, sous l’onglet Pages du document.
Ajouter une page
Répétez l’opération de numérisation pour toutes les pages du document et l’ensemble des pièces du dossier. Le logiciel permet de corriger l’orientation d’une page. Cliquez sur celle-ci puis sur l’icône de rotation adéquate pour basculer la page de 90° vers la droite ou la gauche. HomeGed permet d’insérer des photos, ce qui se révèle utile pour constituer un dossier d’assurance, par exemple. Cliquez pour cela sur le bouton Ajouter une image, allez jusqu’au répertoire contenant le cliché et cliquez sur Ouvrir. Une fois que le dossier est constitué, cliquez sur le bouton Enregister. Les différentes pages et images sont alors sauvegardées dans un fichier PDF unique.
Organiser les documents
Pour être sûr de retrouver rapidement les documents le moment venu, il suffit de leur assigner un intitulé évocateur (“ Avis d’imposition 2008 ”, par exemple), et de les placer dans des répertoires organisés avec méthode : un dossier principal “ Factures ” contenant un sous-dossier par prestataire (EDF, ADSL, téléphone, etc.), eux-mêmes abritant un sous-dossier par année civile (2007, 2008, 2009…). L’étape suivante consiste à y ranger les documents numériques que vous avez déjà reçus ou téléchargés. Ce qui suppose de retrouver leur trace ! Téléchargez et installez Google Desktop Search (GDS).
Indexer les fichiers
Ce logiciel gratuit permet de mener des recherches sur votre PC, et sur les postes reliés au réseau domestique. GDS s’appuie sur un index, mis à jour en temps réel, des documents présents sur votre machine. Si vous utilisez Vista, il est nécessaire d’activer l’outil d’indexation de Google Search. Cliquez avec le bouton droit sur l’icône du programme qui figure dans la Zone de notification de la barre des tâches. Choisissez Options, cochez la case Activer l’indexation du contenu amélioré et cliquez sur le bouton Enregister les préférences.
Faciliter la copie
Nous allons réaliser une manipulation qui simplifiera le déplacement des documents vers les répertoires d’accueil (voir étape 05). Il s’agit d’ajouter un ou plusieurs liens vers ces emplacements dans le menu contextuel des fichiers. Ouvrez l’explorateur de Windows et placez-vous dans le dossier C:Documents and SettingsNom d’utilisateurSendTo. Cliquez avec le bouton droit, choisissez Nouveau/Raccourci, indiquez le chemin d’accès au répertoire qui abrite les documents (“ Toutes mes factures ”, par exemple) et validez.
Rechercher un document
Partons en chasse des courriers et factures disséminées sur le PC. Cliquez avec le bouton droit sur l’icône de Google Desktop Search, choisissez l’option Recherche sur le Bureau. Le programme s’affiche dans une fenêtre du navigateur Web. Cliquez sur Recherche avancée pour formuler votre requête. Cochez la case Fichiers, précisez le type de documents (PDF, par exemple) et les emplacements à explorer (Ordinateur pour inspecter tous les disques et supports amovibles). Entrez un mot clé (facture), la période à considérer (Un an, Avant /Après aujourd’hui) et cliquez sur le bouton Recherche Desktop. Repérez un document devant être déplacé et cliquez sur le lien Ouvrir le dossier. Opérez un clic droit sur le fichier considéré, déroulez la liste Envoyer vers et sélectionnez le raccourci défini au point précédent (Toutes mes factures).
Trouver une pièce jointe
Vous recevez sans doute nombre de factures par courrier électronique, sous forme de pièces jointes. Google Desktop Search peut étendre ses recherches au contenu de votre boîte mail, à condition que vous utilisiez un compte Gmail ou encore le client de messagerie Outlook intégré à certaines versions de la suite Microsoft Office. Pour lancer une recherche parmi vos mails, lancez GDS, cochez E-Mails dans la liste des éléments à afficher, désignez l’expéditeur du mail dans la zone De: et entrez les termes de la requête.
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
