” Chaque salarié, qu’il travaille dans l’un de nos 55 magasins ou au siège, trouve aujourd’hui l’information dont il a besoin sur notre intranet “, se félicite David Lachaud, responsable de l’information de Nature & découvertes. Cette centralisation est en effet l’un des premiers résultats de la création de l’intranet de cette chaîne de magasins spécialisée dans la découverte de la nature. Auparavant, l’information, conçue principalement au siège, était diffusée aux magasins par messages électroniques, papiers ou fichiers informatiques. ” Nous n’avions aucune procédure de stockage. Chacun archivait ses informations selon ses propres méthodes. Chaque magasin con-sultait librement l’état de son stock et du stock central, mais sans pouvoir consulter ceux des autres succursales “, précise David Lachaud. Nature & découvertes est alors en contact avec Silverpeas pour la mise en place de sa plate-forme Internet. ” L’éditeur préparait son offre de portail collaboratif. Les bases de Silverpeas Retail convenaient à nos besoins, notamment l’intégration avec notre système de gestion central Progress. Devenus bêta testeurs, nous avons bénéficié de tarifs avantageux et d’une personnalisation de l’offre “, poursuit David Lachaud. Afin d’uniformiser la publication, la société a choisi le format PDF. ” À quelques exceptions près, documents Excel ou Word, les informations, pour l’essentiel, sont diffusées au format d’Acrobat : procédures, documents pratiques comme les notes de frais, les lettres mensuelles, etc. “, ajoute David Lachaud. L’entreprise a fait développer deux modules : les ” fiches articles ” et le ” vivier central “. Le premier concerne les produits vendus en magasin. Chaque fiche est alimentée par les informations du site web, du système de gestion central et des autres sources. Les employés y trouvent des photos, les prix, les conditions d’achat, etc. Le second module concerne la création d’une banque centrale de CV.
Trois profils de droits différents
Chaque salarié se connecte à l’intranet avec un mot de passe et un identifiant, auxquels sont associés des droits différents en fonction des profils. “Nous avons défini le profil des lecteurs, des administrateurs et des personnes chargées de la publication des documents sur le web. La disponibilité des informations varie aussi selon les groupes. Les employés en magasin n’accèdent pas au prix d’achat des articles, contrairement au service des achats”, explique David Lachaud. L’intranet a bouleversé le quotidien des fournisseurs de contenu. “Nous sommes en phase d’observation. Mais nous pouvons déjà dire que nous avons gagné du temps dans la publication et abouti à une homogénéité et à une pérennité des informations. À présent, nous allons nous pencher sur des modules de formation que nous insérerons dans l’intranet”, envisage David Lachaud.
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