Excel contient une multitude de formats d’affichage et de fonctions pour faciliter la consultation de vos données. Découvrez-les.
Excel vous propose une multitude de fonctions et de formats d’affichage n’affectant que la présentation de vos données, jamais leur valeur réelle. Pour un premier habillage de votre tableau, commencez par exploiter les formats automatiques (accessibles par le menu Format/Mise en forme automatique). Ils modifient immédiatement la présentation de vos cellules (couleurs, polices, encadrements, etc.) en fonction d’un gabarit prédéfini que vous choisissez parmi une galerie de modèles.Si ces modèles ne vous suffisent pas, pensez aux formats personnalisés, avec lesquels vous pouvez, sans modifier la valeur d’une cellule, l’afficher de nombreuses façons différentes. Ainsi, les montants financiers que vous saisissez en francs peuvent être automatiquement divisés par mille et dotés du suffixe kF par l’attribution d’un format personnalisé.Un autre format vous permet, par exemple, d’ajouter des étoiles à gauche d’un montant financier pour le rendre infalsifiable. Le formatage conditionnel, quant à lui, facilite le repérage visuel des cellules dont le contenu répond à des critères particuliers, par exemple des prix unitaires supérieurs à 5 000 francs (762 euros).
Certaines fonctions sont parfois méconnues des utilisateurs
Ainsi, avec le gestionnaire de vues, accessible par le menu Affichage/Affichages personnalisés, vous pouvez, avec la même feuille de calcul, réaliser plusieurs modèles d’affichage, puis attribuer des caractéristiques d’affichage à chacun de ces modèles.Par exemple, avec un catalogue de produits, vous créez deux vues que vous nommez Tarifs et Origine. La première affiche le libellé des produits et leur prix unitaire, alors que la vue Origine présente, pour chaque article, son nom et l’adresse de son fournisseur. Bien entendu, toute modification saisie lorsque l’une des vues est active est immédiatement répercutée dans les autres.Si vos feuilles de calcul dépassent quelques dizaines de lignes, il est vivement conseillé d’exploiter le mode Plan. Avec ce dernier, que vous activez par le menu Données/Grouper et créer un plan, vous attribuez à chaque ligne ou à chaque colonne un niveau hiérarchique. Une fois cette structure définie, vous pouvez déterminer jusqu’à quel niveau de détail vous souhaitez afficher les informations.Tout se déroule comme si votre feuille de calcul était une feuille de papier dont vous pouvez plier et déplier des portions afin de ne faire apparaître que l’essentiel ou, au contraire, son intégralité. Enfin, si vous disposez d’une souris dotée d’une molette centrale, activez l’option de défilement de la feuille. Pour cela, allez dans le menu Outils et sélectionnez les commandes Options et Général. Vous pourrez ainsi afficher facilement toutes les lignes d’une feuille volumineuse sans utiliser la barre de défilement.
