Pierre angulaire du travail de groupe, la messagerie peut être considérée comme un simple moyen de communication et de partage de l’information, ou au contraire comme un véritable outil de productivité pour des actions promotionnelles, par exemple. Dans le premier cas, bien souvent, les entreprises préfèrent disposer d’un système de messagerie en local et/ou multisite doté d’une passerelle de communication vers l’extérieur. Le prestataire se charge, après une phase d’audit, d’installer la plate-forme, de former les utilisateurs et les administrateurs et de proposer un contrat de maintenance.
Sous-traiter la multidiffusion
Dans l’autre cas, il peut être plus pratique de recourir à un prestataire de services, qui s’emploiera à traiter de gros volumes d’envoi et de réception de messages. Parmi les dix prestataires sélectionnés par Décision Micro & Réseaux, les sociétés Graphnet et Xpedite assurent ces opérations de multidiffusion. À titre d’exemple, Xpedite serait capable de traiter quotidiennement jusqu’à 1 million d’envois, sachant que ses clients sous-traiteraient entre 1 000 à 40 000 courriers électroniques par jour. Quant aux coûts, ils s’échelonnent en moyenne de 0,02 F à 1,50 F ht par mail. Chez FCR, filiale de France Télécom, le service consiste à héberger des bo”tes aux lettres dans un environnement de messagerie unifiée, où télécopies, messages vocaux, messages électroniques sont gérés. La sous-traitance est également un bon moyen d’éviter d’administrer le système, de veiller au trafic, de définir des règles d’échange de documents. Enfin, le prestataire se charge des erreurs d’adresses, des demandes d’abonnements et délivre des justificatifs.
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