En dépit de sa notoriété, l’américain WebEx ne fournissait pas de version française de son logiciel de conférence web Meeting Center. L’éditeur vient de combler cette lacune avec la version 5.0. La gestion des réunions s’effectue depuis le site du prestataire, mais les organisateurs ne peuvent pas synchroniser les carnets d’adresses de leurs clients de messagerie avec les serveurs de WebEx. Il leur faut pour cela entrer manuellement les adresses e-mail des participants pour automatiser l’envoi des convocations. Le téléchargement d’une API de WebEx pour Outlook permet cependant de planifier directement une réunion par le biais du client de messagerie. La conférence se déroule dans une salle de réunion virtuelle composée d’une fenêtre centrale et de deux autres, secondaires, l’une proposant un chat, et l’autre affichant des sondages, de la vidéo sur IP ou la liste des participants, selon les onglets sélectionnés.
Des présentations simultanées fluides
Meeting Center 5.0 se distingue principalement par ses fonctions de partage de documents. Le présentateur peut désormais télécharger plusieurs fichiers dans le cache des PC de l’assistance, grâce à une compression des documents au format propriétaire Active Touch. Le procédé a fonctionné sans problème lorsque nous avons téléchargé, à la fois, un document PDF de 127 pages, une présentation PowerPoint de 5 pages et un document Word de 3 pages. Des onglets correspondant à chaque présentation apparaissent alors sur les écrans des participants. Premier avantage : l’organisateur peut faire passer ces derniers de l’une à l’autre presque sans temps de latence. En outre, ces documents peuvent être enrichis à l’aide du système d’annotation de Meeting Center. Selon le même principe de mise en cache, le nouveau format de fichier compressé UCF de WebEx permet à l’organisateur de diffuser des présentations PowerPoint enrichies d’éléments multimedias. Ce procédé impose toutefois le téléchargement d’une API destinée à fournir une fonction de conversion au format UCF depuis PowerPoint. Nous l’avons utilisé pour diffuser une présentation PowerPoint enrichie d’une vidéo de 6,37 Mo, avec une excellente fluidité.
Quelques fonctions ergonomiques
En revanche, les fonctions de partage d’applications, de bureau et de navigation sur le web entraînent des temps de latence beaucoup plus importants. De plus, nous avons parfois constaté une détérioration de l’interface visuelle de certaines applications, lors de la prise en main d’un participant sur le bureau de l’organisateur. Meeting Center 5.0 offre cependant des fonctions annexes qui améliorent son ergonomie. Le présentateur peut ainsi décider des privilèges offerts aux participants lors de la réunion : sauvegarde et impression d’un document partagé, enregistrement d’une réunion… Toutefois, les paramètres définis sont obligatoirement attribués à tous les participants. Et en cas de déconnexion inopinée du présentateur, c’est le premier participant entré dans la salle de réunion qui prendra la main automatiquement.
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