La place de marché de la mairie de Rueil-Malmaison a vu le jour après le décret 2001-846 autorisant les collectivités locales à mettre en ligne des enchères électroniques inversées. L’équipe informatique de la mairie a réalisé les développements internes. L’habillage a été confié à une société de développement web, qui l’a intégré au site ?” déjà existant ?” de la mairie.Moins de six mois après leur autorisation, vous êtes l’une des toutes premières collectivités locales à utiliser une place de marché d’enchères inversées. Comment êtes-vous parvenu à faire si vite ?Nous avons effectivement été très rapides. L’infrastructure était prête. Nous avions l’expérience des outils de développement web, puisque nous utilisions déjà Lotus Notes et Domino pour notre messagerie et notre site. Les spécifications fonctionnelles ont été réalisées en une semaine, sur la base d’une navigation très simple. Et je dois dire que, de ce point de vue, la simplicité des produits de Lotus nous a beaucoup facilité le travail ?” en particulier pour la gestion des relations entre le back et le front-office.Comment se déroulent les enchères ?Les fournisseurs doivent d’abord s’enregistrer et déposer les données relatives à leur société ?” l’identifiant Siret, en particulier. Chacun d’eux choisit ensuite un nom de connexion et nous communique son adresse électronique. Puis nous leur renvoyons par e-mail les mots de passe qui leur permettent de participer aux enchères. Une fois identifiés, ils peuvent déposer leur offre en la renseignant obligatoirement article par article. Ils ont également la possibilité, tout au long de la consultation, de comparer leur proposition à celles de leurs concurrents. Mais cette comparaison s’effectue seulement sur la base des montants globaux, et non par article. Il nous est, en effet, interdit de rendre visibles le nom des fournisseurs et le détail de l’ensemble des offres. En revanche, chacun d’eux peut modifier à volonté sa proposition pendant toute la durée des enchères. Nous leur proposons d’ailleurs, s’ils le désirent, de leur envoyer par courrier électronique ?” et bientôt par SMS ?” des alertes les informant de la parution de chaque nouvelle proposition. Enfin, lorsque la consultation est terminée, le prestataire retenu est informé directement par l’intermédiaire de sa messagerie électronique. Tandis que le montant global de l’offre choisie est affiché sur le site.Quels ont été vos premiers achats ?C’est le service informatique qui, en quelque sorte, a pris le risque d’essuyer les plâtres. Nous avons lancé notre première consultation le 7 janvier dernier, sur une commande de mémoire et de petits périphériques pour un montant de 6 500 euros. Nous avons contacté individuellement les participants pour leur proposer de s’inscrire. Ce sont cinq fournisseurs avec lesquels nous travaillons habituellement. Au terme de la consultation, le 25 janvier, le prix de l’offre retenue était de 20 % inférieur à son prix initial. Mais cela ne veut pas dire non plus que nous allons systématiquement choisir les propositions les moins chères.Si ce n’est pas pour faire des économies, pourquoi alors des enchères inversées ?Il est vrai que l’on peut se poser la question de la validité de ces enchères. D’autant que, pour notre première expérience, nous avons tout simplement fonctionné sur notre vivier de fournisseurs. Et qu’ils ont tous tenu à nous rencontrer avant. Pour l’instant, nous utilisons notre place de marché uniquement dans la phase de négociation commerciale. D’ailleurs, en tant que collectivité locale, nous n’avons pas le droit de dématérialiser nos factures. Mais nous voulons être prêts dès que cela sera possible. Pour l’heure, la dématérialisation s’arrête à la notification de l’ensemble des entreprises. Nous émettons ensuite un bon de commande papier.Enregistrez-vous d’ores et déjà un retour sur investissement ?Il est un peu trop tôt pour donner un chiffre. Pour l’instant, nous avons surtout cherché à obtenir une meilleure transparence sur nos appels d’offres. Je pense que nous réaliserons véritablement des économies financières lorsque nous aurons la possibilité de dématérialiser entièrement tout le processus de commande et de facturation. Cela ne nous demandera pas d’effort financier particulier. En effet, nous avons déjà sécurisé les échanges qui transitent via notre site web. Nous avons acheté un certificat ?” près de 1 300 euros tous les deux ans ?” auprès de Verisign, le site certifié de la mairie. L’architecture en trois niveaux que nous avons mise en place assure la confidentialité de nos serveurs. Ces derniers, qui constituent le niveau le plus sécurisé, sont, en effet, inaccessibles directement par internet. Au niveau supérieur, la place de marché et la base de contacts sont uniquement accessibles par SSL. Enfin, en frontal, au troisième niveau, l’accès par internet sert simplement au dépôt des coordonnées par les fournisseurs. De plus, nous avons prévu de faire réaliser des tests d’intrusion tous les ans. Ces derniers représenteront un investissement d’environ 10 000 euros, mais ils nous permettront de généraliser ce mode d’acquisition à l’ensemble des services de la mairie ?” en particulier, au service achat et à celui des sports. Nous avons actuellement en gestation trois consultations pour des budgets compris entre 10 000 et 50 000 euros chacune. Elles seront mises en ligne dans les prochaines semaines.
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