De toutes les manipulations que l’on effectue avec une liste, le tri est sans doute la plus naturelle, car il facilite la recherche d’informations. Mais êtes-vous certain de connaître toutes les subtilités de votre tableur ?
Déplacez des cellules à la main
Commençons par le plus simple : le tri manuel. On déplace simplement une cellule dans une colonne, une manipulation pourtant méconnue de la plupart des utilisateurs. Dans l’exemple illustré ci-contre, nous voulons mettre la cellule A2 entre les cellules A4 et A5. Mettez le pointeur en bas de la cellule A2. Maintenez la touche Maj et faites glisser la cellule vers son nouvel emplacement.
Organisez votre liste
Dans les manipulations qui suivent, vous allez trier des listes composées de plusieurs colonnes. Bien que cela ne soit pas indispensable, nous vous conseillons fortement de placer, en haut de cette liste, une ligne dans laquelle vous placerez les noms de champs, autrement dit les en-têtes de colonnes. Ne laissez aucune ligne vierge entre la ligne d’en-têtes et la liste.
Triez selon certains critères
Pour classer votre liste, placez le pointeur dans la colonne à trier (à n’importe quelle ligne de la liste), activez le menu Données et cliquez sur le bouton A..Z ou Z..A selon le sens de tri souhaité. Attention : avant de trier, ne sélectionnez surtout pas une plage de plusieurs cellules car c’est cette plage ? et elle seule ? qui serait triée !
Ajoutez des critères supplémentaires
Il est souvent utile de trier selon plusieurs critères, par exemple par villes, puis par noms. De cette façon, toutes les personnes habitant la même ville seront classées par ordre alphabétique de noms. Pour y parvenir, sélectionnez une cellule quelconque dans la liste à trier, activez le menu Données et cliquez sur Trier. Pour chaque critère (en commençant par le critère majeur, ville dans notre exemple), indiquez quelle colonne doit être triée (Ville, nom, prénom…), puis dans quel ordre (ascendant ou descendant). Validez par OK. Excel 2007, à la différence des versions précédentes, vous permet d’utiliser un nombre illimité de critères de tri.
Exploitez le tri personnalisé
Normalement, Excel trie les données selon l’ordre numérique, alphabétique ou chronologique selon que la colonne à trier contient des nombres, des textes ou des dates. Mais vous pouvez définir un ordre de tri arbitraire. Par exemple, dans votre tableau, une colonne intitulée Voiture contient la marque de la voiture de chacun. Vous voulez que cette liste soit triée par types de voitures, mais impérativement dans l’ordre suivant : Renault, Peugeot, Citroën, Toyota (il n’y a que ces quatre marques dans votre base). Cet ordre n’étant pas alphabétique, vous allez procéder autrement. Cliquez sur le bouton Office en haut à gauche et choisissez Options Excel. Activez l’onglet Standard et cliquez sur Modifier les listes personnalisées. Dans la zone Entrée de la liste, tapez Renault, Peugeot, Citroën, puis Toyota en tapant Entrée pour chaque marque. Enfin, cliquez sur Ajouter, puis deux fois sur OK. Cliquez sur Trier dans le ruban Données. Dans la liste Colonne, choisissez Voiture. Dans la liste Ordre, choisissez Liste personnalisée. Cliquez sur la liste que vous venez de créer, puis deux fois sur OK. C’est fait !
Détectez les erreurs courantes
Votre liste n’a pas été triée correctement ? Il peut y avoir plusieurs causes : assurez-vous d’abord que la liste ne contient aucune ligne blanche, Excel considérant cette dernière comme la fin de la liste. Si des nombres vous semblent mal triés, assurez-vous que ce sont bien des valeurs numériques. Ainsi, si vous avez tapé ’35 (apostrophe puis 35) dans une cellule, Excel la considère comme du texte et ne la trie pas.
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