Le principe du mailing ou publipostage, très employé en publicité et en marketing, est connu de tous : il s’agit d’envoyer un message à un groupe de personnes en personnalisant le contenu pour chaque destinataire. Ainsi, chacun peut penser que le courrier lui est personnellement destiné. Pour créer un mailing, on relie deux éléments : une lettre type contenant les portions de texte communes et des champs variables (nom, prénom, adresse, montant des commandes, etc.) et une base de données de clients permettant d’alimenter ces champs. Word crée alors une page différente pour chaque client en remplaçant les champs par les informations relatives à cette personne. Des commandes conditionnelles permettent, en outre, d’ajouter un paragraphe pour les seules personnes remplissant une condition précise, par exemple un total des commandes dépassant un montant précis.
01 – Rédigez la lettre type
Vous allez, dans un premier temps, mettre au point la lettre type, c’est-à-dire la base commune à tous les courriers. Vous y mettrez votre nom ou le nom de votre entreprise, ainsi que les paragraphes qui doivent apparaître pour chaque destinataire.
02 – Préparez la base de données
Le deuxième élément, dans un mailing, est le fichier de données d’où seront extraites les informations. Il peut s’agir d’une base Access, d’une base de contacts Outlook, d’un tableau incorporé dans un autre document Word ou, c’est l’exemple que nous avons retenu ici, d’un classeur Excel intitulé Basenoms.xlsx. Il est préférable d’opter pour le format Office 2007 ou 2010 (extensions de fichiers à quatre lettres docx et xlsx) au lieu des formats de fichiers antérieurs (doc et xls), sinon quelques fonctions de publipostage ne seront pas exploitables. Dans notre classeur Excel, nous avons les champs suivants : Nom, Prénom, Genre (1=Monsieur, 2=Madame, 3=Mademoiselle), Adr (adresse postale), CP (code postal), Ville, Inscription (Année d’inscription) et Commandes (total des commandes passées). Pour la suite des opérations, vous devez fermer le classeur Excel.
03 – Reliez la lettre type à la base
Revenez dans Word et ouvrez votre lettre type. Activez alors l’onglet Publipostage. Cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage puis choisissez Lettre. Cliquez maintenant sur le bouton Sélection des destinataires et choisissez Utiliser la liste existante. Parcourez alors l’arborescence de votre disque dur jusqu’au classeur Basenoms.xlsx. Comme ce classeur comporte plusieurs feuilles, vous devez alors indiquer celle qui contient vos données.
04 – Ajoutez un bloc d’adresse
Généralement, un courrier commence par l’adresse de son destinataire. Pour insérer cette adresse, placez le point d’insertion en tête du document, puis cliquez sur Bloc d’adresse. Word essaye alors d’identifier, dans votre base, les champs adéquats (nom, prénom, adresse…). Si la recherche n’aboutit pas, vous verrez un affichage incomplet de l’adresse du premier destinataire dans la zone d’aperçu. Vous devrez alors indiquer les champs individuellement. Pour cela, cliquez sur Faire correspondre les champs. En face de chaque élément (nom, prénom, adresse, code postal…), déroulez la liste et indiquez le champ correspondant dans votre base. Laissez sans correspondance les données vides (par exemple le suffixe, assez peu utilisé en français). N’essayez pas d’insérer ici le champ Genre (Monsieur, Madame ou Mademoiselle). Comme ce dernier fait l’objet d’une condition, il fera l’objet d’un traitement séparé. En bas de la fenêtre, cochez Mémoriser cette correspondance…, puis validez par OK. Vous devez voir maintenant une disposition correcte de l’adresse du premier destinataire dans le champ Aperçu. Cliquez sur OK pour insérer le bloc d’adresse dans votre lettre type. Ce dernier est symbolisé par la mention “ bloc adresse ”.
05 – Ajoutez un champ fixe
Dans votre courrier, une phrase indique “ Nous avons le plaisir de vous compter parmi nos clients depuis… ”. Il faut ajouter l’année d’inscription à la fin de cette phrase. Pour cela, placez le point d’insertion en fin de ligne, puis cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion et choisissez Inscription.
06 – Faites une simulation
Sans attendre d’avoir terminé votre lettre type, vous pouvez à tout moment faire un essai de mailing. Pour cela, cliquez sur le bouton Aperçu des résultats. Le bouton se colore en jaune : il le restera tant que vous serez en mode Aperçu. Dans ce mode, les noms des champs de données sont remplacés par leur contenu lu dans la base de données. Vous pouvez faire défiler les différents destinataires en utilisant les boutons Premier, Précédent, Suivant et Dernier placés dans la barre d’outils. Si vous avez un doute sur un destinataire précis, cliquez sur le bouton Rechercher un destinataire. Tapez un extrait de son nom ou de son adresse dans le champ Rechercher et cochez l’option Tous les champs, puis cliquez sur Suivant. Une fois que vous avez contrôlé l’insertion des données dans votre courrier type, cliquez de nouveau sur le bouton Aperçu des résultats pour revenir en mode d’édition.
07 – Ajoutez un champ conditionnel
Vous voulez accorder un cadeau aux seuls clients ou clientes ayant commandé pour plus de 1 500 euros. Le montant de cette commande se trouve dans le champ Commandes de la base de données. Placez le point d’insertion à l’endroit où devra se trouver le paragraphe. Cliquez alors sur le bouton Règles et choisissez Si… Alors… Sinon…. La fenêtre qui apparaît vous permet de spécifier la condition à remplir. Modifiez les listes déroulantes jusqu’à obtenir respectivement Commandes, Supérieur ou égal à, 1 500. Dans le champ Insérer le texte suivant, tapez votre paragraphe. Dans le champ Sinon, tapez (c’est optionnel) le texte qui s’affichera pour les destinataires ne remplissant pas la condition. Enfin, cliquez sur OK. Le paragraphe apparaît dans votre lettre type. Lancez une simulation (étape précédente) pour vérifier le bon fonctionnement de l’ensemble. Vous pourrez, sur le même principe, commencer votre courrier par Monsieur pour les hommes (Genre=1) ou Madame, Mademoiselle pour les femmes (Genre>1).
08 – Ajoutez un élément de dialogue
Parfois, une information ne vous est pas encore connue au moment où vous créez votre mailing. Par exemple, vous voulez que la lettre soit signée d’un responsable des ventes, mais vous ne savez pas encore son nom. Dans ce cas, placez-vous en fin de courrier et saisissez Avec les compliments de puis cliquez sur Règles et choisissez Remplir. Saisissez un intitulé pour la question, par exemple Tapez le nom du responsable des ventes, puis une réponse par défaut. Ne cochez pas la case Demander une seule fois. Chaque fois que vous lancerez la fusion (étape 10), Word affichera le message et recueillera votre réponse qui sera insérée dans chaque lettre à l’endroit choisi.
09 – Filtrez les destinataires
Sauf indication contraire, Word créera une page pour chaque personne de la base de données. Vous pouvez sélectionner les destinataires. Pour cela, cliquez sur Modifier la liste des destinataires. Vous pouvez effectuer un tri manuel en ne cochant, dans la fenêtre qui s’affiche, que les personnes à retenir. Mais vous pouvez aussi filtrer les personnes selon certains critères. Ainsi, pour n’adresser votre courrier qu’aux clients habitant Amiens, cliquez sur Filtrer. Déroulez la liste Champ et choisissez Ville. Dans le champ Comparer à, saisissez Amiens et validez par OK. Vous pouvez voir la liste des futurs destinataires dans la fenêtre. Validez par OK. Le filtre reste en vigueur jusqu’à ce que vous l’ôtiez.
10 – Lancez le publipostage
Quand tous vos champ sont saisis, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner et choisissez Modifier des documents individuels puis choisissez Tous. Word crée alors un nouveau document contenant une page pour chaque destinataire. Il ne vous reste plus qu’à imprimer ce document.
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