Au cours des dernières années sont apparues de multiples solutions de portail et de travail collaboratif taillées pour les intranets de dernière génération. Il n’empêche que la solution de Lotus continue de séduire, y compris parmi les grands groupes, qui préfèrent se montrer prudents dans leurs investissements informatiques. VediorBis, agence d’intérim française née de la fusion de Bis, Vedior et Elan, vient seulement de déployer un intranet d’entreprise. La société était pourtant équipée de serveurs de messagerie internet depuis 1997. Ses responsables sont bien conscients de la lenteur d’adoption des nouvelles technologies dans l’entreprise, mais ils ne s’en alarment pas. Ils revendiquent, au contraire, la sagesse de leur approche en amont, gage de rapidité de déploiement et, plus globalement, du succès du projet.L’intranet documentaire et de travail de groupe, lancé en juin dernier, est aujourd’hui opérationnel. En deux mois, les trois quarts des quelque 3 400 employés permanents (par opposition aux 90 000 personnes placées dans les entreprises) ont été reliés ?” via le client Notes ?” aux bases documentaires hébergées par des serveurs Domino. Et l’objectif à terme est de mettre en place un véritable intranet de partage de la connaissance avec connexion aux applications de back office.
Des employés demandeurs de nouvelles applications
La société Vedior Bis compte progresser à son rythme, étape par étape, sans précipitation. La version 6 de Domino s’appuie sur le serveur d’applications Websphere. Elle présente de sérieux atouts pour ouvrir davantage l’intranet aux applications de l’entreprise et également pour en développer de nouvelles. Vedior Bis n’a toutefois pas planifié de mise à jour de sa plate-forme de travail de groupe. “Nous n’avons pas encore totalement assimilé la version 5 de Domino, qui satisfait globalement nos besoins actuels, indique Emmanuel Cudry, directeur des études. En outre, nous préfèrons attendre la version 6.1 de Domino avant d’envisager une éventuelle migration.” Prudence est, en effet, mère de sûreté, surtout quand il s’agit de logiciels de nouvelle génération.Plus que l’innovation technologique, la priorité est donnée à l’appropriation des outils par les employés. Et cela semble fonctionner. “Alors que la notion d’intranet est très récente dans l’entreprise, on compte aujourd’hui cent quinze mille pages lues par mois et la consultation ne cesse de progresser”, se réjouit le directeur. Les employés, qu’il a fallu dans un premier temps sensibiliser aux vertus de l’intranet, sont aujourd’hui demandeurs de nouvelles applications. Grâce aux cent cinquante personnes formées pour servir de relais, l’adoption du client Notes s’est bien passée, même si, pour les anciens utilisateurs d’Outlook, le changement d’habitude a pu être déroutant.La mise en place tardive d’un intranet a permis à Vedior Bis d’opter pour une solution technique qui a fait ses preuves à défaut d’être novatrice. Elle lui a aussi permis de profiter du retour d’expérience d’autres grands comptes et de capitaliser sur les meilleures pratiques. “Les services de marketing, de communication et des ressources humaines, gros producteurs d’informations, n’envoient plus de pièces jointes dans les courriers électroniques, mais des liens pointant vers des bases documentaires”, indique ainsi Fabrice Poiraud-Lambert, responsable des domaines internet et intranet au sein de la direction des systèmes d’information de Vedior Bis. Les avantages sont multiples : les boîtes aux lettres se retrouvent moins encombrées et le réseau moins sollicité. De plus, l’information est centralisée. Par conséquent, il ne circule pas différentes versions de documents et la cohérence du message est assurée.
Des formulaires désormais traités électroniquement
La diffusion de l’information étant rationalisée, VendiorBis souhaite désormais s’attaquer à la production de l’information en encourageant les contributeurs à écrire directement depuis Notes. Le message serait ainsi stocké dans les bases Domino, plutôt que dans des documents bureautiques extérieurs. Aujourd’hui, quatre-vingts bases apportent des informations sur le support, les services juridiques, les méthodes de travail, etc.Si la gestion de la connaissance figure clairement en ligne de mire de l’intranet de Vedior Bis, celui-ci remplit aussi des objectifs plus basiques mais tout autant utiles. Autour du moteur de workflow de Domino et d’une base de formulaires, des applications ont été développées pour dématérialiser des processus coûteux en temps, en papier et en stress pour les employés. Le champ d’investigation est large. “Les demandes de recrutement, de réservation de loges à Bercy, se font désormais électroniquement, indique Fabrice Poiraud-Lambert. Rien que pour cette dernière opération, on a ainsi économisé plusieurs milliers de pages papier et soixante jours hommes.” Les bénéfices sont tellement évidents qu’aucune mesure de retour sur investissement n’a été menée pour justifier le développement de ces applications. Les prochains développements devront eux apporter la preuve de leur utilité économique pour l’entreprise.L’agence d’intérim a, il est vrai, d’ores et déjà largement investi pour son intranet. Le coût du projet dans son ensemble (hors infrastructure Citrix), c’est-à-dire en incluant l’achat du logiciel, du matériel et des prestations de service, se chiffre à 650 000 euros. L’architecture retenue s’appuie sur des serveurs Domino en clusters avec en frontal des serveurs Citrix, également en clusters, pour servir quelques milliers d’utilisateurs équipés de postes passifs.
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