Début 1998, l’Opac du Pas-de-Calais, qui gère 34 000 logements, a entamé sa réorganisation pour améliorer ses prestations sur le terrain, c’est-à-dire au niveau de ses 45 points services, installés dans les différents quartiers HLM. Cette démarche visait à améliorer la relation avec les locataires. Pour la réussite de cet objectif, les responsables des points services avaient besoin d’outils informatiques pour passer des commandes directement auprès de leurs fournisseurs, chargés de l’entretien des locaux.
100 % des fournisseurs ont adhéré au projet
Dans un premier temps, l’Office public d’aménagement et de construction (Opac) a commencé par installer le logiciel de gestion et de suivi de la relation client Conso+, d’Enéide. Il s’agissait de traiter, en moins de quarante-huit heures, les demandes et les réclamations grâce à un processus de workflow. En octobre 1998, l’Opac 62 décide de compléter cette application par une solution de gestion de travaux d’entretien. Baptisée C-BM, elle est mise en service en avril 1999. La solution fonctionne sur un intranet Notes/Domino et assure aujourd’hui le suivi de 10 000 bons de commande par an. Elle s’interface avec Conso+, la gestion locative et la comptabilité Oracle Financials, pour limiter les saisies et automatiser les transferts. L’application a été étendue à tous les fournisseurs titulaires de marchés à bons de commande, ce qui correspond à une trentaine de sociétés. “Nos fournisseurs ont dû s’équiper, admet Éric Willoquaux, responsable des systèmes d’information de l’Opac 62. Mais au bout d’un mois, ils avaient tous adhéré au système. Pour beaucoup, il suffisait simplement d’acheter un modem.” De plus, leur formation a été assurée par l’Opac.
“Nous avions également besoin de disposer de tableaux de bord pour le suivi des commandes. Grâce à C-BM, qui est un outil très convivial, nous pouvons maîtriser toute la chaîne de traitement et analyser exactement quelles sommes sont dépensées “, explique Éric Willoquaux.
Un seul technicien pour traiter une commande
Cette nouvelle organisation a permis de réduire le temps d’exécution des travaux à sept jours à compter de la décision. “Auparavant, ces délais étaient très variables. Une commande est aujourd’hui traitée par un seul technicien avant d’arriver sur le bureau du comptable. Les gains de productivité ont été considérablement accrus.”
La société C-Ware, qui a conçu C-BM, a été sollicitée à nouveau. Il s’agissait cette fois d’étendre l’application au niveau des marchés ” fournitures des ateliers “. Cette opération devrait être finalisée d’ici à la fin de l’année.
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