Air Liquide, producteur de gaz industriels et médicaux, emploie quelque 29 000 salariés dans le monde. Sa division recherche et développement (R and D) regroupe 350 chercheurs répartis sur 8 centres situés au Japon, aux États-Unis et en Europe. Une structure dispersée qui doit faire face à des problèmes de communication interne. “Comment échanger de l’information avec votre homologue chercheur américain alors qu’il va se coucher lorsque vous arrivez au bureau ? Les fuseaux horaires, les barrières de langues, les difficultés à se joindre au téléphone, autant de contraintes auxquelles nous sommes confrontés dans un groupe de notre envergure”, explique Noëlle Luttmann, chef de projet intranet de la division R and D. En outre, pour formaliser certains calculs scientifiques et techniques, chaque département de chaque centre de recherche développait, pour son propre compte, des applications scientifiques (calcul d’un débit de gaz ou analyse des propriétés d’un corps pur, etc.). Issues tout droit de l’expérimentation et des connaissances des chercheurs, ces applications développées en architecture client/serveur n’étaient accessibles qu’à une très petite minorité de personnes (contrainte de lieu). “Chacun refaisant dans son coin les calculs de telle ou telle équation, nous perdions tous du temps !”, raconte Noëlle Luttmann. Pour optimiser le transfert des connaissances et “accroître la fertilisation croisée”, souligne la chef de projet, la division communication R and D du centre de Jouy-en-Josas décide donc, en 1996, de développer un intranet pour mettre à la disposition de tous les chercheurs (Japon, États-Unis et France) des outils scientifiques et techniques.Alors qu’à l’époque, la notion d’intranet en est à ses balbutiements, un travail collaboratif s’engage au sein de la division R and D avec une société de service en informatique, Somepost Informatique, et une agence de création de sites, Winnipeg. “Dans le projet Cyrano (nom de baptême de ce premier projet intranet), chaque application mise en ligne était développée et validée par un expert. Destiné à faciliter la communication entre chercheurs mais aussi entre ces derniers et les ingénieurs commerciaux, cet outil fournissait des fiches pratiques pour les aider à calculer toute application utilisée couramment”, souligne Noëlle Luttmann. Côté technique, le prestataire de service avait opté pour l’encapsulation des données dans un modèle ActiveX.
Adapter les techniques aux besoins
Forte de cette expérience concluante et vue l’évolution de la technologie intranet, la société décide, deux ans plus tard, de réfléchir à la mise en place d’un projet intranet plus performant. Les mêmes partenaires sont pressentis : Somepost pour la partie développement technique et Winnipeg pour l’ergonomie du site. Pendant trois mois, Winnipeg et Air Liquide planchent sur l’élaboration du cahier des charges : définition de la cible, hiérarchisation de l’information, identification des attentes et des besoins du groupe, et des chercheurs en particulier. Finalement, un intranet à double entrée est élaboré : une partie ouverte à tous et une partie réservée aux chercheurs.
À chaque strate de l’intranet, un droit d’accès
Toutes les personnes du groupe qui se connectent à l’intranet nouvelle version visualisent une page d’accueil identique (en anglais pour tous les pays et en français et anglais pour la France). La partie de gauche (ouverte à tous) présente les activités du centre dont l’internaute dépend, la partie de droite (réservée aux chercheurs) fournit des informations scientifiques et techniques à caractère confidentiel. Dans l’espace accessible à tous les internautes figurent des informations sur les brevets techniques, les communications institutionnelles du groupe, des publications professionnelles et une revue de presse. Cette partie nécessite de montrer patte blanche pour accéder à l’information. Une fois identifié par son mot de passe, le chercheur accède au premier niveau d’information centré sur les grands thèmes de R and D du groupe et sur la présentation de chacune des équipes de recherche. Pour homogénéiser la présentation des équipes et faciliter leur mise à jour, Somepost a prédéfini des formulaires en XML dans lesquels sont spécifiés de nombreux champs : nom du directeur du laboratoire, descriptif de l’équipe, énumération du matériel dont le labo dispose et grands axes de ses recherches.
Un outil fédérateur très protégé
Puis l’intranet définit un second niveau de confidentialité relatif au domaine d’activité du chercheur qui se connecte. Une sécurisation supplémentaire est mise à ce niveau pour éviter qu’un chercheur ne consulte les informations d’un secteur qui ne le concerne pas. Tous ces niveaux de lecture obligent le système informatique à posséder une sécurisation très performante. “Depuis la mise en ligne de notre portail, nous n’avons rencontré aucun problème de sécurisation. Les 350 mots de passe sont répertoriés dans un compte NT. Toutefois, avant la fin de l’année nous changerons ce système pour intégrer l’annuaire LDAP de tous les salariés qui est actuellement en cours d’élaboration au siège social du groupe. L’intranet incorporera cet annuaire tout comme il le fait déjà pour les bases de données Notes ou SQL Server que nous développons en interne dans d’autres départements”, confie Noëlle Luttmann. En un an et demi d’existence, l’attitude des salariés a beaucoup évolué face à cet outil. Alors que les initiatives en matière de nouvelles fonctions émanaient uniquement des responsables du portail, depuis quelques mois de nombreuses idées sont le fruit de réflexions de chercheurs ou d’autres personnes du groupe. Une évolution qui réjouit pleinement Noëlle Luttmann.
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