Face aux logiciels spécialisés, souvent coûteux et lourds à manier, le web est très bien adapté au partage des informations, et favorise la maîtrise d’un projet.
L’efficacité des outils de planification ne doit pas masquer leurs limites. On oublie souvent que le chef de projet investit beaucoup de son temps dans les tâches administratives (saisie, mise à jour, paramétrage, éditions, etc. ). Sans aller jusqu’à inclure une tâche ” gestion du logiciel de planification ” dans son planning, il doit cependant veiller à ne pas se laisser absorber par le logiciel, au détriment du travail de management. “L’outil est là pour nous faire appréhender le réel, pas pour nous en éloigner. Trop de logiciels spécialisés font payer leur sophistication par une mise à distance du projet, ce qui constitue un danger “, résume François Koehl, directeur de la société de conseil Advese. Or, la part incompressible de ce temps de travail administratif est excessive. C’est ce qui rend ces logiciels inadaptés aux petits projets ou, plus précisément, impropres à ceux qui peuvent être traités par un seul individu, quels que soient la complexité technique et le nombre réel d’intervenants. En outre, compte tenu du coût des logiciels spécialisés, de tels projets n’ont aucune chance d’être traités par ce type d’outil.
Des outils déjà en place et ouverts
Pour éviter d’en arriver là, il existe une solution simple : l’intranet de projet (ou site de pilotage). Il s’agit d’un espace sur le réseau, exclusivement destiné au pilotage du projet. Le Web est un support simple, mais il présente des avantages évidents : l’infrastructure est là, les outils sont déployés (navigateurs, logiciels bureautiques ou de PAO produisant du HTML). De plus, le maniement de ces logiciels est familier (donc pas besoin de formation) et, surtout, tous ces éléments sont par définition ouverts, à la fois sur le reste du système et sur l’extérieur. Autant de propriétés que l’on attend d’un outil de planification bien conçu. De fait, un site de pilotage peut couvrir 80 % des besoins dans la majorité des cas, et pas seulement pour les projets les plus modestes. Bernard Broisin-Doutaz, de l’Afitep, qui est habitué à traiter des grands projets, en convient : “On peut imaginer qu’UML et l’intranet apporteront beaucoup, pour autant que la direction du système d’information ait une culture projet.”Bien sûr, un intranet de projet ne fait pas tout. Il ne dispense pas, en particulier, d’avoir de la méthode pour déterminer ce qu’il est pertinent d’y mettre. En l’occurrence, on peut y incorporer des diagrammes issus d’un petit logiciel de planning. Mais des documents HTML, clairs et bien conçus, sont aussi efficaces. Voire plus, car ils sont faciles à réaliser et à modifier, puisque leur format est ouvert. Dans tous les cas, un site de pilotage présente le grand avantage d’éliminer la tendance à croire que c’est le logiciel qui prend les décisions.
