L’entreprise fourmille d’informations disséminées dans les applications. Ne pas exploiter cet existant équivaut à faire une croix sur un historique précieux. L’exploiter, en revanche, implique d’intégrer les applications au système de gestion de la connaissance pour pouvoir en extraire les informations. La tâche n’est pas aisée, surtout lorsque données structurées et non structurées doivent cohabiter au sein de la même application.
Connecter l’existant au système de gestion de la connaissance
Si la plupart des outils de portail sont livrés avec des connecteurs qui facilitent l’intégration avec l’existant de l’entreprise, en revanche l’éventail des applications couvertes est encore loin d’être suffisamment étendu. Chez des éditeurs bien positionnés sur ce marché, comme Epicentric ou Mediapps, il est possible de trouver des connecteurs pour des applications Java, web, intranet ou WAP, pour des bases de données mais pas pour des systèmes de GRC ou des PGI. Or, les informations se trouvent aussi et surtout dans ces applications qui détiennent le capital client, les règles de gestion ou encore les compétences de l’entreprise. Ici, pas de miracle, l’entreprise devra développer ses propres connecteurs, opération longue et coûteuse. Pour préserver l’évolutivité du système, il convient d’adopter une approche trois-tiers – qui sépare le client du serveur d’applications et des données. Plus modulaire qu’un système où les applications sont directement reliées entre elles par des connecteurs spécifiques, cette approche favorise l’ajout d’un nouveau service à l’application, sans mettre en cause l’existant.Enfin, si l’intégration s’arrête à l’extraction, un corollaire entre des données structurées (base de données) et non structurées (documents bureautiques, plans, messages, etc. ) est impossible. Résultat, il n’est donc pas permis d’effectuer une recherche qui prendrait en compte une base de données et des messages électroniques pouvant constituer une source d’informations importante : le langage de requête n’est pas le même. Tout au plus, le portail se contentera de juxtaposer les informations, là où une comparaison des deux sources pourrait enrichir la connaissance. L’intégration de systèmes de fichiers dans Oracle8i et son équivalent Datalinks, associé à la base de données DB2 d’IBM, pourrait faciliter cette relation grâce au système d’indexation qui maintient des liens entre les documents stockés par ces systèmes et les champs d’une base. Une approche également retenue par Microsoft mais limitée à son serveur de messagerie Exchange, dont la version 2000 est livrée avec un système de stockage qui indexe automatiquement le contenu de tous les messages et applications de travail de groupe.
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