Liez des tableaux avec des requêtes

Vous avez plusieurs tableaux contenant des informations différentes, sauf une colonne commune : vous pouvez les réunir pour n’en faire qu’un. Pour éviter de le faire manuellement au risque de vous tromper, Excel dispose de l’utilitaire Microsoft Query. Il permet de regrouper plusieurs feuilles ayant des données communes, mais aussi d’afficher des résultats selon des critères de recherche. Par exemple, vous êtes membre d’une association et vous avez la liste des adhérents et celle des activités. Les réunir vous permettra de voir qui a réglé son adhésion ou non pour une activité
Patricia Frein (Carm2i)

Étape 1 : préparez les feuilles

1 Ouvrez un classeur vierge, puis sauvegardez-le dans le dossier Mes documents et nommez-le, par exemple, Mes bases.2 Double-cliquez en bas de l’écran sur l’onglet Feuil1 :Puis tapez Adhérents et appuyez sur la touche Entrée du clavier :Répétez cette manipulation pour renommer la Feuil2 en Activités :3 Dans l’onglet Adhérents, créez la liste des adhérents (voir l’illustration 1) et dans l’onglet Activités, la liste des activités (voir l’illustration 2).Enregistrez les modifications et fermez le classeur.

Étape 2 : réunissez les feuilles

Pour obtenir une base générale, commencez par regrouper les deux feuilles Adhérents et Activités dans un nouveau classeur.1 Ouvrez un classeur vierge, puis sauvegardez-le dans le dossier Mes documents et nommez-le, ici Résultat requête.2 Cliquez dans l’onglet Feuil1 et dans la cellule A1 de la feuille Base générale, puis choisissez, dans le menu Données, l’option Données externes et cliquez sur Créer une requête :3 Dans l’onglet Base de données, cliquez sur Fichiers Excel :Décochez la case Utiliser l’Assistant Requête pour créer et/ou modifier vos requêtes et cliquez sur l’option OK.4 Indiquez à Excel quel classeur contient les listes à utiliser. Ici, choisissez l’emplacement Mes documents, et double-cliquez sur le fichier Mes bases.5 Cliquez sur Options, puis cochez toutes les cases :Puis, cliquez sur l’option OK.6 Dans la zone Table apparaît le nom des feuilles contenu, dans le classeur Mes bases :Cliquez sur la table Activités $, et sur la zone Ajouter. Puis cliquez sur la table Adhérents $, et sur la zone Ajouter. Cliquez ensuite sur l’option Fermer.7 En haut de la fenêtre Microsoft Query, apparaissent côte à côte les tables sélectionnées qui contiennent les titres des colonnes classés par ordre alphabétique (voir l’illustration 3).Précisez la donnée commune aux deux listes (ici, le nom de la personne) en plaçant le pointeur de la souris sur le titre de la colonne Nom dans la table Activités $ :Puis effectuez un cliquer-glisser vers le titre de la colonne Nom de la table Adhérents $ :Un lien apparaît entre les deux tables :8 Indiquez les données qui doivent figurer dans le nouveau tableau en double-cliquant sur les titres des colonnes voulues.Par exemple, pour la table Activité $, choisissez Activité. La colonne des données correspondant au titre apparaît dans la grille :Ajoutez ainsi les titres Nom, Inscription, Réglé ? de la table Activité$ et les titres Prénom et Messagerie de la table Adhérents $.Remarque : si vous avez ajouté un titre par erreur, cliquez sur son nom dans l’aperçu du résultat de la requête :Puis, appuyez sur la touche Suppr du clavier.9 Envoyez le résultat de la requête dans la feuille de calcul en cliquant sur le bouton Renvoyer les données :10 Choisissez l’endroit où doit apparaître la nouvelle base. Gardez la proposition d’Excel et cliquez sur l’option OK.Selon le volume des informations à insérer, le résultat s’affiche au bout de quelques secondes ou de quelques minutes (voir l’illustration 4).

Étape 3 : créez une requête avec des critères

Vous souhaitez afficher dans une autre feuille la liste des personnes qui n’ont pas réglé l’inscription.1 Cliquez dans l’onglet Feuil2, puis répétez les points 2 à 8 de l’étape 2.2 Indiquez le critère en cliquant sur le bouton Afficher ou masquer les critères :3 Indiquez le critère de recherche dans le tableau vierge qui apparaît entre les tables et le résultat de la requête. Ici, vous voulez obtenir toutes les réponses Non dans la colonne Réglé ?. Pour cela, cliquez sur la première cellule de la zone Champs, puis sur la flèche qui apparaît et dans la liste déroulante sur Activités $. Réglé ? :Cliquez ensuite dans la zone Valeur et tapez Non :4 Affichez le résultat dans la feuille de calcul en cliquant sur Renvoyer les données :

Étape 4 : modifiez une requête avec des critères

Vous pouvez à tout moment changer le résultat d’une requête. Ici, vous souhaitez afficher dans l’onglet Feuil2 toutes les personnes qui se sont inscrites avant le 1^er février 2009 et qui n’ont pas réglé.1 Dans l’onglet Feuil2, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’une des cellules du tableau. Puis cliquez sur Modifier la requête.2 Dans la deuxième colonne du tableau des critères, ajoutez le champ Inscription et la valeur <01> :3 Cliquez sur le bouton Renvoyer les données :Un exemple est disponible dans l’illustration 5